پاورپوینت تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم - ویژه دانشجویان رشته مدیریت

تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم (ویژه دانشجویان رشته مدیریت) ارایه دهنده: علیرضا مقدسی 1 In The Name OF God 2 • سرفصل های درسی: 3 • تعداد واحدهای درسی 3 :واحد • تعداد جلسات درسی 24 :جلسه • پیش نیاز :مبانی سازمان و مدیریت 4 • اهداف درسی: -1آشنایی با اصول و مفاهیم تئوری و عملی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم -2آشنایی با چگونگی بكارگیری تكنیك های تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم در عمل 5 • ارزشیابی: -1امتحان میان ترم 6 :نمره -2كار عملی 4 :نمره -3امتحان پایان ترم 10 :نمره • محتوای آموزشی: -1مطالب كالسی -2كتب -3مقاالت علمی -4بازدیدها 6 • منابع و ماخذ اصلی درسی: ردیف عنوان نام نویسنده یا نویسندگان نام مترجم یا مترجمان انتشارات 1 تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم شمس السادات راهدی - دانشگاه عالمه طباطبایی 2 تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم علی رضاییان - سمت 7 رئوس مطالب اصلی و عمده: -1مفهوم سیستم -2مفهوم رویكرد سیستمی -3چرخه توسعه سیستم -4ابزارهای توسعه سیستم -5موارد عملی سیستم ها 8 فصل اول: مفهوم سیستم ‏System Concepts 9 مفهوم سازمان • سازمان عبارت است از سیستمی متشکل از اجزای به هم پیوسته و مبتنی بر نظم و انضباط که به منظور دستیابی به هدف های خاصی فعالیت می کند و سازماندهی عبارت است از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدف های سازمان. 10 تعریف سیستم ()27 واژه سیستم از علوم دقیقه به ویژه فیزیک به علوم اجتماعی راه یافته است .فیزیک با ماده انرژی ،حرکت و نیرو سر و کار دارد که همگی قابل سنجش بوده از قوانین معین پیروی می کنند. 11 مفهوم سیستم •سیستم مجموعه ای است از اجزای به هم وابسته كه به علت وابستگی حاكم بر اجزای خود ،كیفیت جدیدی را پدید آورده اند. اجزای سیستم ضمن برخورد از ارتباط كنشی و واكنشی ،از نظم و سازمان خاصی پیروی می نمایند و در جهت تحقق هدف های معینی كه دلیل وجودی سیستم است ،فعالیت می كنند. 12 سیستم: عبارت است از مجموعه ای از اجزای بهم وابسته که به علت وابستگی حاکم به اجزای خود مالکیت جدیدی را احراز کرده ضمن پیروی از نظم و سازمان خاصی جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجود آن است فعالیت کند .مانند سیستم بدن انسان. 13 نمونه هایی از سیستم ها سیستم ها بیشمار هستند .برخی از نمونه های سیستم عبارت است از: مولکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشینها و دیگر نظامهای مکانیک ی؛ منظوم ه های کیهان ی؛ نظامهای اجتماعی, س یاسی ,اقتص ادی و فرهنگ ی؛ س یستم اطالعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی ,آموزش ی ,تامی ن اجتماع ی ,خدمات درمانی, ارتباط جمع ی؛ حس ابداری بایگان ی؛ نظام حقوق و دستمزد, بازنشس تگی ,ارزشیاب ی ,کارکنان و کنترل و . ...در این کتاب مفاهیم نظام و سیستم مترادف گرفته شده است. 14 سیستم و مفاهیم سیستمی مفهوم سیستم (مفهوم كاركردی و فرایندی) با رویكرد سازمانی ،مدیریتی و اطالعاتی 15 Functional Definition of ‏System س یستم مجموع ه عناص ر ب ه ه م وابس ته اس ت كه برای رسیدن به اهداف مشتركی در تعامل هستند. 16 سه خصلت اساسی سیستم ها مفهوم کلیت رAوابط متقابل بین اجزAاء وجود هدف 17 سیستم Process Definition of System SYSTEM INPUT FROM ENVIRONMENT PRODUCTION PROCESS OUTPUT TO ENVIRONMENT FEEDBACK 18 Implementation ‏Outputs •Management ‏Inputs •Activities نیروی انسانی خدمات طرح ها •مدیریت و كنترل مواد و مصالح اطالعات •فعالیت ها برنامه ها بودجه سیاست ها روش ها سیستم اطالعات بازتابی ‏Reflective Information Systems 19 Process Definition of ‏System انواع پردازش ها بر روی داده ها: • محاسبات داده ها • انتقال داده ها • ذخیره داده ها • حذف داده ها و .... كل مكانیزم: یك پردازش است كه ..... 20 سیستم و مفاهیم سیستمی اجزاء سیستم -1خود سیستم -2مرز سیستم -3محیط سیستم 21 تركیب سیستم: هAر سAیستم از اجزایAی تشكیAل شده اسAت و هAر جزء نقAش خاصAی را به منظور تحقAق هدف سAیستم ایفAا مAی كند .در ایAن نمودار تركیAب اجزایAی سAیستم نمایش داده شده است. كنترل برون دادها محیط 22 سیستم فرآیند تبدیل باز خورد دورن دادها  -1درونداد (داده ،ورودی) دروندادهAا یAا داده هAا عبارتنAد از كلیAة عبارتنAد از كلیAة آنچAه كAه به نحوی وارد سیستم مAی شونAد و فعالیAت سAیستم را امكان پذیAر می سAازند .بدیهAی اسAت كAه بدون تزریAق داده ،ادامAة حیات یAا فعالیت سیستم ناممكن خواهد بود. 23 كنتر ل برون دادها فرآیند تبدیل محیط سیستم باز خورد 24 درون دادها  در یک نظام تولیدی ،داده ها عبارتند از مجموعه ای از نیروی انسانی با درجات متنوعی از مهارتها و تخصصها, مواد اولیه ,سرمایه ,انرژی ,تکنولوژی ,اطالعات و غیره. 25 عناصر سیستم ()29 عناصر یک سیستم عبارتند از: -1ورودی ها ورودی های هر سیستم به سه طبقه اساسی ذیل قابل تقسیم هستند: الف -ورودی های زنجیره ای ب -ورودی های تصادفی ج -ورودی بازخور 26 عناصر سیستم ()29 الف -ورودی های زنجیره ای: نوعی ورودی است که خودش نتیجه و خروجی سیستم دیگری است و با سیستم موردنظر به طور زنجیره ای یا مستقیم مرتبط است. مثال :خروجAی سAیستم پیAش بینAی کAه ورودی برخAی سAیستم های دیگر همچون سیستم طراحی محصول است. 27 عناصر سیستم ()29 ب -ورودی های تصادفی: وجود ورودی های تصAادفی بر وجود ورودی های بالقوه برای یک سAیستم داللAت دارد .سAیستم ورودی های خود را از میان خروجی های خرده سAیستم های گوناگون موجود انتخاب مAی کند .بAه این ترتیAب مAی توان هAر یAک از خروجAی های سAیستم های دیگAر را به مثابAه یAک ورودی محتمAل برای سAیستم مورد بررسAی در نظر گرفت. 28 عناصر سیستم ()29 ج -ورودی بازخور: برخAی از ورودی های یAک سAیستم بخشAی از خروجAی های قبلی همان سAیستم هسAتند .ایAن نوع ورودی هAا را بازخور می نامند .بازخور فقAط نشان دهنده بخAش کوچکAی از خروجAی یAک سAیستم اسAت که برای نشان دادن تفاوت میان وضAع مطلوب (دسAتیابی به هدف) و وضع موجود (عملکرد واقعی سیستم) در نظر گرفته می شود. 29 عناصر سیستم ()29 ج -ورودی بازخور: درصAورتی کAه تحلیAل گAر رفتار سAیستم بAا یAک ورودی بازخور مواجه شود ،دانستن موارد ذیل برای وی جالب خواهد بود: • دلیل وجود این ورودی بازخور • مقدار آن • نشانه آن • تاثیر و ارزش احتمالی آن برای سیستم 30  .2فرایند تبدیل دروندادی كAه بAه سAیستم وارد مAی شود ،طبAق فراینAد سیستم ،در جریان تغییAر و تبدیAل قرار مAی گیرد .در واقع ،كاری در سAیستم انجام مAی شود و در نتیجAه ،در داده هAا تغییAر پدیAد می آید. 31  در نظام دانشگاهی دانشجو که یکی از داده های سیستم است در فرایند تبدیل قرار میگیرد و ذهن او با مفاهیم واژ ه ه ا و مطال ب علم ی آشن ا می شود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید. 32 عناصر سیستم ()29 عناصر یک سیستم عبارتند از: -2فراگرد (خانه پردازش) تحلیل گAران همواره مترصد آن هستند که نحوه تبدیل ورودی به خروجی را در فراگرد سAیستم شناسAایی کنند .هنگامAی کAه نحوه ایAن تبدیAل مAشخص باشAد ،فراگرد را جعبAه سAفید مAی نامند .مAعموالً فراگردهAا یAا خانه های پردازش توسط مAدیران طراحی مAی شوند .بAا وجود ایAن ،در بیشتر مAوارد فراگردهAا یAا خانAه های پردازش توسAط مدیران طراحAی مAی شوند .با وجود ایAن ،در بیشتAر موارد فراگرد تبدیAل کننده ورودی بAه خروجAی به تفصAیل شناختAه شده نیسAت .زیرا فراگرد تبدیAل بسAیار پیچیده است و نحوه تلفیق ورودی ها یا ترتیب تنظیم آنهAا در آن ممAکن است به تولید خروجی های متفاوتی بینجامد .در این حالت فراگرد را جعبه سیاه مAی نامند. 33 34  .3برونداد (ستاده ،خروجی) داده هایAی كAه در فراینAد تبدیAل قرار مAی گیرنAد ،طبAق نظم و سازمانی كه بر سیستم حاكم است ،به صورت كاال با خدمت، از سیستم به محیط صادر می شوند. 35  دانشجوی فارق التحص یل ,تحقی ق و پژوه ش ,برخی از س تاده های نظام دانشگاه ی هس تند .کاالی تولید شده ستاده یک نظام تولیدی است .خدمات عمومی از ستاده های بعضی از سازمان های اجتماعی می باشند. 36 عناصر سیستم ()29 عناصر یک سیستم عبارتند از: -3خروجی ها خروجی ها را می توان به سه دسته طبقه بندی کرد: دسAته اول خروجAی هایAی هسAتند کAه بAه طور مسAتقیم توسAط سیستم های دیگAر مصAرف مAی شوند .برای مثال خروجAی اصAلی یAک شرکت تولیدی برای مصAرف یAا پردازش بیشتAر در اختیار مشتریان شرکت قرار مAی گیرد .یAک بیمارسAتان یAا واحAد آموزشAی نیز خدمات خود را بAه طور مسAتقیم بAه ارباب رجوع ارایAه مAی دهد .در واقع هدف همAه سAیستم هAا بAه حداکثAر رسAاندن ایAن نوع خروجAی است .معموالً نسبت این نوع خروجی به کل ورودی ها را کارایی می نامند. 37 عناصر سیستم ()29 عناصر یک سیستم عبارتند از: -3خروجی ها خروجی ها را می توان به سه دسته طبقه بندی کرد: دسAته دوم خروجAی هایAی هسAتند کAه در فراگرد تولیAد همان سیستم در مرحلAه بعAد مصAرف مAی شوند .گاهAی اوقات نیAز ضرورت دارد که محصAوالت معیوب خروجAی دوباره بAه فراگرد تولید بازگردانده شوند .برای مثال در فراگرد تولیAد شیشAه الزم اسAت که مقداری خرده شیشه به مواد اولیه ساخت شیشه افزوده شود. 38 عناصر سیستم ()29 عناصر یک سیستم عبارتند از: -3خروجی ها خروجی ها را می توان به سه دسته طبقه بندی کرد: دسAته سAوم خروجAی هAا برای خود سAیستم یAا سAایر سیستم هAا قابAل استفاده نیسAAتند بلکAAه ضایعاتAAی دورریختنAAی هسAAتند کAAه وارد سیستم اکولوژیکAی مAی شوند .همAه سAیستم هAا برای بAه حداقAل رسAاندن این نوع خروجAی تالش مAی کننAد بAه طوری کAه کنترل ضایعات یکی از مهمترین معضالت سازمان های معاصر است. 39  .4باز خورد براساس نگرش «لودویAگ فون بر تاالنفی» ،باز خورد فرایندی دورانAی است كAه در آن ،بخشی از ستاده ،به عنوان اطالعات بAه درونداد بازخورانده مAی شود و بAه ایAن ترتیAب ،سیستم را «خود كنترل» مAی سAازد؛ ماننAد ترموسAتات كAه وظیفAة حفظ دمای ثابAت را بر عهده دارد .بAه عبارت دیگر ،بازخورد یعنAی یAك مدار ارتباطAی كAه چگونگAی عملكرد سیستم را مشخص می سازد و انحرافات را تعیین می كند. 40 عناصر سیستم ()29 عناصر یک سیستم عبارتند از: -4بازخور کنترلی بازخورهAا ابزار ایجاد تعادل در سAیستم هسAتند .در مباحAث قبلAی مطالب مختصAری در مورد ورودی های بازخور ذکAر شد .در مباحث بعدی نیAز تحAت عنوان حلقAه بازخور و بازخور بAه مثابه ابزاری برای کنترل توضیحات بیشتری در این مورد ارایه خواهد شد. 41 ویژگی های سیستم باز()59 سیستم های بازخور به دو دسته تقسیم می شوند: الAف) سAیستم بازخور مثبت .سAیستم بازخور مثبAت سAیستمی اسAت که فراگردهای رشAد را ایجاد و تقویAت مAی کند .در ایAن نوع سAیستم ها عملکرد ،نتیجAه ای را بAه بار مAی آورد کAه بتوانAد مولد عملکرد بیشتری برای آینده باشد. ب) سAیستم بازخور منفی .سAیستم بازخور منفAی ،سAیستمی اسAت که نسبت به عدم تحقق هدف واکنش نشان می دهد. انسAان مAی توانAد در سAاختار سAیستم های بازخور مثبAت ،نیروهای رشد را بیابAد؛ همچنان کAه در سAاخت سAیستم های بازخور منفAی یا هدفمنAد ،سAاز و کار مقاومAت در برابر عدم ثبات و نوسAان قابل رویت است. 42 ویژگی های سیستم باز()59 حلقAه بازخور -حلقAه بازخور ،مسAیر بسAته ای اسAت کAه بAه ترتیAب تصمیم مبتنAی بر کنترل یAک عمAل ،سAطح سAیستم ،و اطالعات مربوط به سAیستم را بAه هAم متصAل مAی کنAد و بAه نقطAه تصAمیم گیری بازگشت می دهد. تصAمیم های جاری بر مبنای اطالعاتAی اخAذ مAی شونAد کAه در لحظاتی خاص بAه دسAت آمده اند .ایAن تصAمیم هAا جریان عمAل را کنترل می کننAد و جریان عمAل نیAز سAطح سAیستم را تغییAر مAی دهد .در سطح واقعAی سAیستم ،اطالعاتAی درباره سAیستم تولیAد مAی شود کAه ممکن اسAت بAه صAورت نادرسAت یAا بAا تاخیAر در دسAترس تصمیم گیرنده قرار بگیرد؛ از ایAن رو اطالعات حاصAل از سAطح سAیستم را سطح ظاهری سAیستم مAی گویند .ایAن اطالعات ممکAن اسAت بAا سAطح واقعی سیستم تفاوت داشته باشد. 43 روابط ()36 مسیرهای ارتباطی عناصر سیستم با یکدیگر را روابط می نامند. انواع روابط -1رابطه حیاتی -2رابطه هم نیروزایی -3رابطه مکرر الزم (موقتی یا زمانی) 44 روابط ()36 انواع روابط -1رابطه حیاتی رابطه حیاتی رابطه ای است که در صورت قطع آن سیستم های وابسته به آن نمی توانند به وظیفه خود عمل کنند .در برخی از موارد رابطه حیاتی یک سویه است و در یک جهت جریان دارد. در برخی موارد رابطه حیاتی دو سویه است. 45 روابط ()36 انواع روابط -2رابطه هم نیروزایی رابطAه هAم نیروزایAی رابطAه ای اسAت کAه درصAورت وجود آAن با همکاری و تشریAک مسAاعی مجموعAه ای از خرده سAیستم های نیمه مسAتقل خروجAی و بازده کAل سAیستم بیAش از جمAع بازداده ها و خروجAی های هAر یAک از خرده سAیستم هAا در حالتAی کAه تنها و مسAتقل عمAل مAی کننAد ،خواهAد شد .یعنAی هAم نیروزایAی موجAب می شود که حاصل تالش جمعی دو عنصری که برای مثال هر یک دو واحد نیرو دارند ،چیزی بیش از چهار شود. 46 روابط ()36 انواع روابط -3رابطه مکرر الزم (موقتی یا زمانی) رابطAه مکرر و الزم بر تکرار یAا بیان دیگری از روابAط موجود داللت دارئد .هدف از ایAن تکرا افزایAش قابلیAت اعتماد (اعتبار) است .زیرا وجود روابAط مکرر و الزم احتمال عدم توقAف سAیستم و اسAتمرار فعالیت آAن را افزایAش مAی دهد .هAر چAه ایAن گAونAه روابAط بیشتAر باشنAد ،قابلیت اعتماد به سیستم بیشتر می شود ولی هزینه آن بیشتر می شود. از روابAط مکرر و الزم (یAا روابAط پشتیبانAی) بAه وفور در مجموعAه ساخته های بشری اسAتفاده مAی شود .برای مثال ،در طراحAی سیستم های مAورد اسAتفاده فضاپیماهAا ،ماهواره هAا و هواپیماهAا بAا اسAتفاده از روابط مکرر تالش مAی شود کAه عمAلیات سAیستم در همAه وضعیAت های بالقوه ایمن گردد. 47 ویژگی ها ()39 خواص اجزا ،عناصAر و روابAط درون هAر سAیستم را ویژگAی های آن سAیستم مAی نامند .شناخAت ،مشاهده ،و معرفAی هAر چیAز بAه منزلAه یک فراگرد ،با استفاده از ویژگی های آن صورت می پذیرد. برای نمونه ،یک ماشین دارای ویژگی های ذیل است: • شماره معین • ظرفیت ورودی و خروجی معین ،بر حسب زمان • جریان الکتریکی معین • عمر فنی • عمر مفید (از حیث صرفه اقتصادی) و مانند آن 48 ویژگی ها ()39 ویژگی ها را می توان به دو نوع کلی تقسیم کرد: الAف -ویژگAی های توصAیفی :ویژگAی هایAی هسAتند کAه یAک موجودیت را آن گونه که هست توصیف می کنند. ب -ویژگAی های همراه :ویژگAی هایAی هسAتند کAه مطرح شدن یا مطرح نشدن آن ها ،برای توصیف جنبه های مورد نظر از یک موجودیت تفاوتی نداشته باشد. 49 مرز سیستم ()41 مرز سیستم بر اساس یک تعریف عملیاتی ،عبارت است از یک خط منحنی بسته که دور متغیرهایی معین قرار دارد و در محدوده ای که از پیرامون این خط تا درون آن امتداد می یابد ،میزان ارتباط و تبادل انرژی کمتر است .در واقع ،مرز حدا کننده سیستم از محیط آن است .البته معموال مرز سیستم را به صورت قراردادی و بر اساس متغیرهای مورد نظر ترسیم می کنند. 50 مرز سیستم ()41 سیستم باید عوامل محیطی تحت نفوذ خود را کنترل و هدایت کند ،و این مهم در مرز سیستم – که معموال جایگاه این گونه تالش ها و کشمکش هاست -عملی است. 51 مرز سیستم ()41 • • • بدیهAی اسAت کAه عناصAر دارای وابسAتگی شدیAد ،نمAی توانند در مرز سAیستم قرار گیرنAد؛ در حالAی کAه عناصAر فاقAد وابستگی-یا دارای وابستگی اندک -معموال فقط در مرز سیستم یافت می شوند. بنابرایAن میزان عدم قطعیAت نقAش مهمAی در تعیین جایگاه مرز سیستم دارد. اصAطالح دیگری کAه در مباحAث مربوط بAه وابسAتگی مطرح می شود ،زوجAی بودن اسAت .سAیستم زوجAی ،سAیستمی اسAت کAه عناصر آن به عناصر دیگری در همان سیستم وابسته باشند. 52 مرز سیستم ()41 سAیستم نیAز بAه یکAی از سAه شیوه ذیAل ،در برابر محیAط عکAس العمل نشان می دهد: • تعمیر و نگهداری • دفاع • رشد 53 مرز سیستم ()41 -1تعمیر و نگهداری فعالیAت های تعمیAر و نگهداری ،کارهایAی هسAتند کAه سیستم در درون مرز خود انجام مAی دهAد و هدف از انجام آAن هAا ،حصول اطمینان از انجام صAحیح وظایAف ،از راه های درسAت و مناسAب است. فعالیت های تعمیر و نگهداری در برگیرنده موارد ذیل هستند: الف) شناسایی زمان وقوع مساله ب) کسب دانش الزم برای حل مساله ج) تامین زمان و منابع الزم برای حل مساله 54 مرز سیستم ()41 -2دفاع هر سیستم هدف هایی دارد و ممکن است اهداف سیستم های مختلف با هAم در تضاد باشنAد ،بنابرایAن تالش سAیستم های مختلف برای تحصیل منابع ضروری ،تضادهایی را در میان آن ها ایجاد می کند و بAه ایجاد رقابت بین آن ها مAی انجامد .بAه این ترتیب هر سیستم از دیدگاه سAایر سAیستم هAا بAه منزلAه یAک منبAع تلقAی مAی شود ،بنابراین، برای حفAظ موجودیAت خود ،بایAد از خود دفاع کند .ایAن فعالیت های دفاعی در طول مرز سیستم یا نزدیک آن انجام می شوند. 55 مرز سیستم ()41 -2دفاع برای مثال ،مجموعAه مکعAب های بر هAم انباشتAه در نمودار 2-5به مثابAه یAک سAیستم دارای وابسAتگی زیاد ،خیلAی ضربAه پذیAر است. یکAی از هدف های عمده طراحAی سAیستم های اطالعاتی ،ایجاد سAیستم های نسAبتا خود اتکاسAت ،بAه طوری کAه سAطوح دفاعAی آAن ها بAه گونAه ای مهیAا شونAد کAه شکسAت یAک سAطح دفاعAی ،برای کل سAیستم فاجعAه آمیAز نباشد .همAه سAیستم هAا بAا مسAتحکم کردن عناصر مرزی خود در برابر تجاوز سAیستم های مجاور از خود دفاع می کنند. 56 مرز سیستم ()41 57 مرز سیستم ()41 -3رشد رشAد ،سAومین نوع فعالیAت هAر سAیستم اسAت کAه مرز سیستم و ماورای آAن انجام مAی شود .وقتAی سAیستم رشAد مAی کنAد ،بAه تعداد عناصAر آن افزوده می شود. بر اسAاس اصAول بوم شناسAی ،هیAچ چیAز خام و بیفایده ،در محیط وجود ندارد؛ یعنAی همAه منابAع موجود ،در هAر لحظAه از زمان هدفی را دنبال مAی کننAد و ایAن از خودخواهی انسان ناشی مAی شود کAه تصور می کند ،مصارف خودش مهمتر از همه مصارف دیگر است. 58 مرز سیستم ()41 -3رشد • • خود را مهم دانستن وجود این نگرش در سیستم های خودآگاه ،به انگیزه ای عمده برای رشAد و دلیلAی منطقAی برای دفاع منجAر مAی شود .فراگرد عملAی رشد دو سAویه اسAت و بAه تبادل منابAع مAی انجامد .ایAن حالAت را در نظریه عمومی سیستم ها حالت تعادل نسبی می نامند. 59  .5محیط سیستم هAر سAیستم ،بAه طور كلAی ،در محیطAی قرار دارد .سیستم ،از عوامAل محیطAی تأثیAر مAی پذیرد و بر آنهAا اثAر مAی گذارد .به عبارت دیگAر ،سAیستم و عوامAل محیطAی (ماننAد عوامAل طبیعی، فرهنگAی ،ایدئولوژیكAی ،اجتماعAی ،سAیاسی و اقتصAادی) بر هم كنAش و واكنAش متقابAل دارند .به ایAن ترتیAب ،محیAط هر سیستم را عواملAی تشكیAل مAی دهنAد كAه اگAر چAه جزء سAیستم نیسAتند ،اما تغییAر در هAر یAك از آنهAا ،مAی توانAد موجAب تغییراتAی در سیستم شود.بنابرایAن ،محیAط سAیستم شامAل كلیAه متغیرهایAی اسAت كAه می توانند در وضع سیستم مؤثر باشند و یا از سیستم تأثیر پذیرند. 60 طبقه بندی سیستم ها 61 الف :سیستم های اصلی و فرعی سیستم ها به دو دسته اصلی و فرعی تقسیم شده اند. سیستم های فرعی جزیی است که بر خود نظارت دارد و وظیف ه خاص ی را انجام میده د و برای رس یدن به هدف معینی می کوشد .با دید گسترده تری این سیستم فرعی که نقش ویژه ای را ایفا میکند خود یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که می توان آن را سیستم اصلی نام نهاد .بنابراین سیستم اصلی از به هم پیوستن چند سیستم فرعی پدید می آید. 62 ب :تقسیم سیستم ها به باز و بسته سیستم بسته سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمیکند .سیستم باز سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است .سیستم های بسته در برخورد ب ا محی ط س ازمان خود را از دس ت میدهن د ی ا جهت فعالیتشان تغییر می کند. 63 خواص سیستم های باز -1کلیت و جامعیت وجودی -2سلسله مراتب -3همبستگی بین اجزاء -4تناسب بین اجزاء -5گردش دایره وار -6خاصیت تولید مثل -7همپایانی -8گرایش به فنا -9گرایش به تکامل -10گرایش به تعادل یا خود نگهداری پویا منفی -11آنتروپی 64  -1کلیت و جامعیت وجودی سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می سازد که در اجزاء تشکیل دهنده آن به تنهایی وجود ندارد .این کلیت نتیجه ارتباط اجزاء با یکدیگر و نحوه ترکیب اجزاء و سازمان یافتن آنها نیز کلیت سیستم را بوجود می آورد. 65  -2سلسله مراتب در سیستم ها نوعی سلسله مراتب از نظر ساختاری ،عملکرد و رفتاری وجود دارد .در هر سیستم عناصری وجود دارد که به نوبه خود عناصر کوچکتری هستند که ساخت و عملکرد ساده تری دارند. 66 67 سلسله مراتب سیستم ها از دیدگاه بولدینگ از دیدگاه بولدینگ سیستم ها از ساده به پیچیده به نه مرتبه تقسیم بندی می شوند سطح اول :ایستا یا بافت ها و چارچوب وجودی سطح دوم :دینامیک ساده سطح سوم :سایبرنتیک سطح چهارم :سطح یاخته یا سیستم های باز سطح پنجم :نباتات یا ارگانیسم ها سطح ششم :سطح حیوان سطح هفتم :سطح انسان سطح هشتم :سیستم های اجتماعی سطح نهم :سیستم های نمادین یا استعالیی 68  اول -س طح بافته ا و چار چوبهای وجودی ی ا سازه های ایستایی :سطحی است که سیستم ها در آن حالت ایستا دارند مثل اتمها و مولکولها. 69  دوم -سطح سیستم های دینامیک ساده یا ساعت گونه ها :در این سطح حرکت و پویایی آغاز می شود و سیستم ها از خود حرکت نشان می دهند .مثل گردش منظومه های کیهانی. 70 سوم -سطح سیستمهای ((سایبرنتیک)) یا سیستمهایی که با مکانیس م بازخورکنترل م ی شون د .مث ل ترموسات :از ویژگیهای این سطح انتقال و تبادل اطالعات است (مثل الگوهای تعادل بدن). 71  چهارم -سطح سیستم های باز یا سطح یاخته با خصوصیت تولید مثل :حیات از این سطح آغاز می شود مثل سلولها و ارگانیسم به طور کلی. 72  پنجم -سطح نباتات یا سطح ارگانیسم های پست :مشخصه اصلی این سطح تقسیم کار بین یاخته هاست .ارگانیسم ها حسی در این سطح در حدی بسیار ابتدایی شروع به فعالیت می کنند .مثال گیاه با کمک ریشه ساقه برگ گل و سایر اجزای خود گرما و سرما یا تاریکی و روشنایی را حس می کند و عکس العمل مناسب از خود نشان می دهد. 73  شش م -س طح حیوان :س طح یادگیری هوشیاری و آگاهی نسبت به وجود خود و با تحریک و رفتار قابل پیش بینی تکامل گیرنده ها و دستگاه های عصبی . 74  هفتم -سطح انسان :با خصوصیات تحریک زیاد و رفتار قابل پیش بینی با گیرنده های اطالعاتی پیشرفته و نیز آگاهی نه تنها نسبت به وجود خود بلکه نسبت به غیر ارتباط به وسیله زبان و غیره. 75  هشت م -س طح س یستم های اجتماع ی :اجتماع انس ان ه ا با خصوصیات فرهنگی و نظام ارزش ها و رفتارهای خاص اجتماعات بشری. 76  نه م -س طح س یستم های نمادی ن و س طح اس تعالیی ی ا سطح ناشناخته ها و مطلق ها :سیستم های نمادین مثل زبان منطق ریاضیات علوم هنرها اخالق و غیره .سطح نا شناخته ها سطحی است که ما فوق اجتماعات بشری و سطحی برتر از آن است که در حال حاضر بتوان آن را درک کرد. 77  -3همبستگی بین اجزاء هر جزءدر سیستم به نحوی با سایر اجزاءمرتبط است و به علت وجود این همبستگی چنانچه در جزئی خللی وارد شود ،سایر اجزاء نیز از آن خلل متأثر می شوند. 78  -4تناسب بین اجزاء بین اجزاءسیستم تناسب ،سنخیت وکمال متقابل موجود است و وجود تناسب سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می شود. 79  -5گردش دایره وار فرایند درونداد ،تبدیل و برونداد جریانی مستمر و مداوم است .به این معنی که با صدور برونداد ،سیستم بار دیگر آماده کسب نیرو و تجدید فعالیت گردیده و این جریان به شکل گردشی دایره وار ادامه می یابد. 80  -6خاصیت تولید مثل سیستم ها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه می دهند و چنانچه در کار سیستم نقصی پدید آید دررفع آن می کوشند و برای ادامه حیات تالش می کنند ،در غیر این صورت از طریق تولید مثل وجود خود را در دیگری ادامه می دهند. 81  -7همپایانی همپایانی بدین معنی است که سیستم می تواند از راه ها و مسیرهای متفاوتی به هدف واحدی برسد. 82  -7همپایانی 83  -8گرایش به فنا در درون سیستمها عواملی بوجود می آیند که سیستمها از جهت اصلی آن منحرف می سازند و به سمت عدم تعادل سوق می دهند .این عوامل را آنتروپی می خوانند. 84  -9گرایش به تکامل منظوراز تکامل از پیچیدگی سا خت و تنوع خواص است و چنانچ ه س اختار س یستم پیچیده ت ر شود و در اث ر آن پیچیدگ ی ،عملکردهای متنوعتری از س یستم به ظهور رسد و خواص بیشتری ارائه شود سیستم متکامل تر شده است. تکامل سیستم ها به دو شکل تدریجی و یا جهشی و .ناگهانی انجام می گیرد 85  -10گرایش به تعادل یا خود نگهداری پویا این خصیصه که به هوموستاسیس معروف است بیانگر تالش سیستم در حفظ متغیرهای ضروری خود در محدودهای معین به منظور ادامه حیات سیستم می باشد. 86 سازگاری سیستم ()67 قدرت سازگاری یک سیستم مبتنی بر توان آن سیستم برای یادگیری و تغییر عملیات درونی در پاسخ به تغییرات محیط بیرونی است. معموال تغییرات از بیرون بر سازمان ها تحمیل می شوند .برای بررسی میزان سازگاری به جای مطالعه تغییرات درونی بسیاری از خرده سیستم های سازمان باید تغییرات در نوع ورودی های سازمان مطالعه شود .به هر حال با وجود آنکه این تغییرات تحمیلی محیط بیرونی به واحدهای داخلی سیستم (افراد و گروه ها) نیز منتقل می شوند ،معموال قدرت سازگاری سیستم مانع از آن می شود که بازداده های سیستم اصلی تغییر یابند. 87 سازگاری سیستم ()67 • سAازمان هAا برای افزایAش قابلیAت انطباق خود بAا محیط از دو اسAتراتژی متنوع سAاختن محصAوالت و خدمات و منعطAف ساختن ساختار سازمانی استفاده می کنند. • داشتن ساختار منعطف مستلزم اجرای خط مشی عدم تمرکز است. 88  -11آنتروپی منفی در هر سیستم عواملی وجود دارند که در خالف جهت نظم سیستم عمل می کنند و مخت ل کننده انتظام س یستم هس تند .ای ن عوام ل را «آنتروپی» ( )entropyمی خوانند. آنتروپی به دو گونه تقسیم می شود: آنتروپی مثبت که عملکردش در خالف جهت نظم سیستم است و آنتروپی منفی که عملکردش در خالف جهت آنتروپی مثبت است یعنی :برای ایجاد تغییرات و تعدیالتی در جهت اصالح انحرافات و به منظور بقای سیستم در محیط عمل می کند. 89 پویایی سیستم ()40 سیستم ها در طی زمان تغییر می کنند .این تغییرات بر پویایی سیستم داللت دارند؛ از این رو سیستم های تغییرپذیر را سیستم های پویا نیز می نامند .در واقع ،روابطی که تعامل دو سویه عناصر ،و همچنین تعامل عناصر با محیط را برای تعقیب هدف های سیستم محدود می سازند ،منشا اصلی این تغییرات هستند. 90 تعادل و تخصص گرایی ()46 تعادل نسبی به وضعیتی اطالق می شود که سود و زیان سیستم های رقیب ،در مسیر دستیابی به تعادل ،حالتی متقابل و دو سویه داشته باشد .رفتار سیستم های رقیب تحت تاثیر برآیند این مبادله متعادل قرار دارد .اقدام سیستم ها به تبادل در حالت تعادل را داد و ستد نیز می نامند .نحوه دستیابی سیستم به تعادل نسبی – که بر میزان فعالیت و میزان نوسان در اندازه و ثبات هر یک از واحدهای آن داللت دارد -به ماهیت این داد و ستاده ها بستگی دارد. 91 سیستم های همشکل ()66 • به وفور می توان سیستم هایی را یافت که از حیث روابط ساختاری با هم شباهت دارند .گاهی نیز سیستم هایی یافت می شوند که روابط ساختاری آنها با هم یکسان است. • به طور کلی هدف از طراحی مدل ها به نمایش گذاردن تشابهات ساختاری این گونه سیستم ها از طریق مدل سازی عناصر واقعی آنهاست. 92 انواع رفتار سیستم ()70 الAف -واکنAش :تغییری اسAت در ویژگAی های سAاختاری سAیستم یAا محیط که در برابر یک تغییر قطعی دیگر ایجاد شده است. واکنش امری الزم و کافی است. ب -پاسAخ :رخدادی سAیستمی اسAت که در برابر رخداد دیگری در همان سیستم یا محیط به وقوع می پیوندد. ارایه پاسخ الزم است ولی کافی نیست. ج -اقدام (رفتار ارادی) :رخدادی اسAت کAه ضرورت آAن ناشی از تغییAر در سAیستم یAا محیAط نیسAت .یعنAی وقوع این رخداد اجباری و الزم نیست بلکه سیستم خود آن را اراده می کند. 93 فصل دوم: مفهوم رویكرد سیستمی ‏Systematic ‏Approach 94 سیستم و مفاهیم سیستمی مفهوم رویكرد سیستمی (تجزیه و تركیب) 95 تجزیه با استفاده از رویکرد سیستمی ،تحلیل کننده ی مسئله ( سیستم ) پس از سازماندهی آن ،و برای درک بهتر و یافت ن راه ح ل ،آ ن را ب ه اجزای تشکیل دهنده ی آن یعنی قطعاتی کوچکتر تجزیه می کند .هدف از این کار آن است که ابتدا کل مسئله – چیزی که به عنوان یک « کل » پیچیده تر از آن است که یکباره شناخته شود – مروری کلی شود ،سپس به گروهی از زیر مجموعه ها که دارای قابلیت درک بیشتری است ،بررسی آن عـملی تر و ساده تر و ارتباطات بین آنها به سادگی قابل شناخته شدن است ،تجـزیه شود .زیـر مجموعه های مسئله ( سیستم ) نیز به نوبه خود ،به اجزای کوچکتری تقسیم می شود ،به طوری که هر یک از این اجزاء ،به صورت عناصری مستقل و مجزا درآید که تحلیل کننده بتواند راه حل مناسب برای هر یک بیابد ؛ و در عین حال با توجه به ارتباطی که این اجزاء از طریق ساختار با هم دارند ( که بر حسب سلسله مراتب وظایف اجزاء شکل گرفته است ) کلیت مسئله را همواره حفظ کند . 96 ترکیب ‏ ‏ پس از عمل تجزیه ،بررسی اجزای تجزیه شده و یافتن راه حل مناسب برای هر یک از اجزائ ؛ گام بعدی ،جمع کردن ،ترکیب و یکپارچه کردن این راه حلها در یک راه حل کلی مسئله است . برای این کار ساختار سلسله مراتبی که در مرحله ی تجزیه ،بنـا گـذاشته شـده است ،نقطه ای است برای ساختار دادن به این راه حلها ،به صورت یک « کل » یا « مجموعه یکپارچه » که ساختار آن مطابق با ساختار مسئله اولیه است . 97 98 99 نظریه عمومی سیستم ها این نظریه توسط برتاالنفی ارائه گردید و بر اساس این نظریه یک ارگانیسم ،صرفاًمجموع عناصر جداگانه ای نبوده بلکه س یستمی اس ت ک ه دارای نظام و کلی ت م ی باش د که مرتباًدر حال تغییر و تبدیل است به اعتقاد وی ارگانیزم را نم ی توان ب ا شیوه تفک ر و روشهای معمول در مکتب مکانیس می شناخ ت و بای د طرز تفک ر نوینی را برای شناخت موجودات ارگانیک ابداع کرد این نظر برتاالنفی به نظریه عمومی سیستم ها شهرت یافت . 100 نظریه عمومی سیستم ها و نگرش سیستمی نگرش سیستمی ,برسی پدیده ها از طریق در نظر گرفتن کل پدیده است .در واقع می توان گفت که این نگرش, آمیزه جدیدی اس ت از روشهای قیاس ی و اس تقرایی که ضمن دارا بودن محاسن هر دو ,فاقد عیوب آنهاست .زیرا در آن ,هم کلیت پدیده مورد نظر است و هم ارتباط بین اجزای تشکیل دهنده آن مورد توجه قرار میگیرد. 101  نگرش سیستمی چارچوبی منطقی و علمی ارائه می دهد که با سایر نگرشها متفاوت است و این تفاوت از چندبعدی بودن آن ناشی می شود .لذا فردی که قالب ذهنی خود را بر مبنای سیستم نگری استوار است می تواند به شناخت کامل تری از محیط خود دست بیاید. 102  بنابراین می توانیم نتیجه بگیریم که فردی که جهان بینی و نحوه تفکر خود را بر نگرش سیستمی استوار می سازد نه تنها از یک بعدی بودن و قشری فکر کردن مبری است و از تعصب ناآگاهانه و یک سو نگری دوری میجوید ,بلکه با بررسی کامل درباره کلیت یک موضوع و در نظر گرفتن کلی ه ارتباطات ممک ن (در ح د امکان) میکوش د ت ا به شناخ ت کاملتری از موضوعات و س یستمهای محیطی خویش دست یابد و در موقعیت شناخته شده ای وظایف خویش را انجام دهد. 103 :فصل سوم تجزیه و تحلیل سیستم System Analysis And Design 104 تجزیه و تحلیل سیستم چیست؟ شناخت جنبه های گوناگون سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای آن به منظور دستیابی به اطالعات بنیادین جهت طراحی و استفاده سیستم مناسب است. 105 هدف تجزیه و تحلیل سیستم چیست؟ ایجاد اصالح و بهبود در وضع سازمان از طریق بوجود آوردن رویه ها و روشهای بهتر انجام کار است .و یکی از مهمترین وظایف مدیران در سازمان ها وظیفه ایجاد تغییر است که تجزیه و تحلیل می تواند به عنوان ابزار مفیدی به مدیران در انجام وظیفه ایجاد تغییر کمک کند. 106 روشMethod روش عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود. 107 شیوهProcedure شیوه عبارت اس ت از تشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان و یا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق کارکنان . 108 ارتباط بین سیستم ،روش و شیوه سیستم روش روش روش شیوه شیوه شیوه شیوه شیوه شیوه شیوه شیوه شیوه 109 ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده اند وظیفه ایجاد تغییر است .مدیران موظفند در عین حال ک ه تعادل س ازمان خود را حف ظ م ی کنن د ,همگام با آخرین تغییرات و تحوالتی که در جهان رخ می دهد , تغییرات الزم را در سازمان خود بهره گیرند . 110  مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشت ه باشن د ک ه س رعت در پذیرفتن افکار و روش های نو به موفقیت سازمان متبوعشان کمک می کند. 111 با کمک تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها شیوه های انجام کار ,می توان اوال :بررسی دوباره ای از هدفهای سازمانی به عمل آورد, ثانیا :با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد. ثالثا :به کمبودها ,نقایص و مشکالت پی برد, رابعا :با استفاده از روشهای علمی ,راهها و شیوه های بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد. 112  نیاز به تجزیه و تحلیل شدیدا ً احساس می شود و مدیریت بایستی با توجه به اوضاع و احوال سازمانی و امکانات در دسترس از خدمات متخصصین تجزیه و تحلیل (داخلی یا خارجی) استفاده مناسب را به عمل بیاورد. 113 وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستمها چنانچه واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها در داخل سازمان به وجود آید ,به عنوان واحد ستادی عمل می کند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد می رساند. 114 اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ بررسی تجزیه و تحلیل ترکیب و سازمان به منظور ایجاد تشکیالت مناسب با احتیاجات سازمان . استقرار مناسبترین سیستم ها روشها و شیوه های انجام کار در سازمان . تهیه اطالعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسوول. تدوین دستورالعملهای کتبی و مدون به توصیه مقامات مسوول سازمان . بررسی و تجریه و تحلیل نمودار جریان کار ,به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار. اندازه گیری کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کاالها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع . بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد. 115 فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ تجزیه و تحلیل سیستمها اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکالت سازمانی. بهره وری یک سازمان را معموال از دو طریق می توان افزایش داد :اول با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر ,دوم با ساده کردن و بهبود بخشیدن به روشهای کار . تجزیه و تحلیل سیستمها را می توان اقدامی در جهت مددرسانی به مدیران و مقامات مسئول در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری دانست . طراحی ساختار مناسب سازمانی . جلوگیری از دوباره کاری . کاهش ضایعات . به دست آوردن اطالعات دقیق و به موقع . 116 تحلیل کننده سیستم کیست؟ تحلیل کننده یا آنالیست ,فردی است عالقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و تجارب علمیش ,صالحیت الزم جهت انجام دادن بررسیهای جامع و همه جانبه در امر تجزیه و تحلیل را واجد است . 117 از آنالیست انتظار می رود: اوال :نحوه کار سیستم را بررسی می کند. ثانیا :نتایج بررسیهایش را مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار میدهد. ثالث ا :س یستمی را طرح ریزی میکن د ک ه دارای کارآیی بیشتری باشد. رابعا :برای اجرا و استقرار سیستم جدید؛ همکاری می کند و توصیه های الزم را ارائه می دهد. 118 برخی از ویژگیهای آنالیست از این قرار است : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ -1آنالیست باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و عالقه مند باشد . -2آنالیست باید دارای ذهنی پرسشگر باشد . -3آنالیست موظف است اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد ( یعنی به صورت یک کل متشکل و هماهنگ) -4آنالیست باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد . -5آنالیست بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی ,علت ها را از معلول ها تشخیص دهد و برای رفع مشکل ,نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل ,اقدام کند و راه حلهای منطقی و عقالیی ,جهت بر طرف کردن علل واقعی ارائه دهد . -6آنالیست بایستی واقعیات را همان گونه که هستند ,بییند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند و از دخال ت دادن اغراض و نظرات شخصی خویش در کار تجزیه و تحلیل اجتناب کند . -7آنالیست باید به ابعاد اخالقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد . -8آنالیست باید صبور باشد . 119 :فصل چهارم مراحل تجزیه و تحلیل سیستم System Analysis And Design Process 120 شناخت کل سیستم تشخی"ص مشکالت انتخاب مهمتری"ن م"شکل تعیین علل مشکل بررسی " راه های" حل مشکل ارزیابی " نتایج هر ی"ک از روشها انتخاب روش مناسب تنظیم گزارش پیشنهادی پیگیری" جهت اجرا ارزیابی " مجدد روش نو جرح و تعدی"ل روش نو استقرار روش نو 121 مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها 122 مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ توضیح و توجیه مشکل ایجاد فرضیه هایی درباره مشکل و علل ایجاد آن انتخاب فرضیه اهم جمع آوری اطالعات درباره فرضیه اهم طبقه بندی اطالعات مکتسبه تجزیه و تحلیل اطالعات اخذ نتیجه 123 مرحله اول :شناخت مشکل و تبیین آن اولی ن مرحل ه تجزی ه و تحلی ل س یستم عبارت است از تشخی ص مشک ل ی ا مشکالت ک ه ممک ن اس ت از جانب مدیران و مقامات مسئول سازمانی صورت گیرد یا کارکنان در حی ن اجرای عملیات ب ا مشکل ی برخورد کنن د یا آنالیست شخصا متوجه مس ائل و مشکالت شود و اصوال درباره وضع موجود و روشهای جاری کار ,شک کند . 124 مرحله دوم :ایجاد فرضیه پ س از شناخ ت و تبیی ن مشک ل اص لی ,بایستی درباره عواملی که سبب بروز آن مشکل شده اند ,فرضیه هایی ایجاد کرد و از میان فرضیه ها ,مهمترین و محتمل ترین آنها ,یعنی ,فرضیه اهم را به منزله عاملی که بیشتر گمان می رود ,سبب بروز مشکل شده اند ,برگزید. 125 مرحله سوم :جمع آوری اطالعات مرحله جمع آوری اطالعات از مراحل مهم تجزیه و تحلیل سیستم است ,هر چه صحت و دقت اطالعات, بیشتر باشد ,احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد شد. 126  برای جمع آوری اطالعات ,روشهای متعددی وجود دارد که با توجه به نوع سازمان ,ماهیت مشکل و ویژگیهای موقعیت ,بایستی یک یا چند روش را برای کسب اطالعات برگزید .برخ ی از روشهای گردآوری اطالعات عبارتند از: استفاده از کتابخانه ,کسب اطالع از اسناد ,مدارک ,بایگانی ها و آرشیوها ,مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی, مشاهده ,تهیه و تنظیم پرسشنامه و انجام دادن مصاحبه. 127 روشهای جمع آوری اطالعات: .1 .2 .3 .4 .5 .6 کتابخانه استفاده از اسناد و مدارک و بایگانیها جداول و نمودارهای سازمانی مشاهده پرسشنامه مصاحبه 128 لزوم به کارگیری ترکیبی از روش ها هیچ یک از روش هایی که توضیح داده شد جامع و کامل نیست .هریک از آنها دستیابی به بخشی از اطالعات را برای آنالیست میسر می سازد. 129 مرحله چهارم :طبقه بندی اطالعات در این مرحله اطالعات بر حسب رابطه ای که با یکدیگر دارند و نیز بر مبنای اهمیتی که دارند ,طبقه بندی عبارت اس ت از مرت ب کردن اطالعات در گروههای مختلف ,بر طبق یک روش منطقی و عقالیی که از پیش تعیین شده است. 130 مرحله پنجم :تجزیه و تحلیل اطالعات در ای ن مرحل ه ,آنالیس ت اطالعات ی را که از میان انبوه اطالعات ,پاالیش شده و طبقه بندی و تنظیم گردیده اند, تجزیه و تحلیل قرار می دهد و می کوشد تا ارتباط بین آنها را با یکدیگر و با سایر عوامل کشف کند . 131 در مرحله تجزیه و تحلیل اطالعات ,سواالت مختلفی قابل طرح هستند: ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ چه فعالیتی انجام می شود ؟ چرا آن فعالیت انجام می گردد؟ چه کسی آن فعالیت را انجام می دهد؟ آن فعالیت چگونه انجام می شود؟ آن فعالیت در کجا انجام می شود؟ آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود؟ 132 همچنین در مورد وسیله ای که برای یک کار خاص, مورد استفاده است ,سواالت زیر را می توان پرسید؟ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ چه دستگاهی برای انجام این کار مناسب است ؟ چرا این دستگاه انتخاب شده است ؟ چه کسی (کسانی ) از این دستگاه استفاده می کنند ؟ از این دستگاه در کجا و در کدام مرحله استفاده می شود؟ چه موقع از این دستگاه استفاده می شود ؟ نحوه استفاده از دستگاه چگونه است ؟ 133 پس از طرح سوالت اساسی ,آنالیست سواالت دیگری را با توجه به نوع و ماهیت موضوع ,مطرح می کند .نمونه های از این دسته سوالت عبارتند از : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ آیا این کار در تحقق هدف سازمان نقش موثری دارد ؟ آیا فردی که این کار را انجام می دهد ,صالحیت کافی برای انجام دادن آن را دارد ؟ وظایف و مسولیت های مربوط به این کار کدامند ؟ آیا رویه های مدون و دستورالعملهای واضحی در مورد روش کار موجود است؟ بین این کار و سایر کارها چه ارتباط رسمی و غیر رسمی بر قرار است ؟ آیا بین این کار و سایر کارها تداخل و دوباره کاری وجود دارد ؟ 134  ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ تاثیر این کار بر سایر فعالیت های سازمان ,به چه میزان است؟ آیا روش بهتری برای انجام این کار وجود دارد ؟ آیا می توان این کار را با کار دیگری ترکیب کرد ؟ کمبودهای مهارتی و آموزشی شاغل این کار چیست ؟ آیا نتیجه این کار با نتایج کار واحد یا واحدهای دیگر تناقض دارد؟ آیا جریان کار ,تاخیر و کندی وجود دارد ؟ چنانچه پاسخ مثبت است, منشاء کند کاری و تاخیر در کجاست ؟ 135  ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ چه مشکالتی در کار وجود دارد ؟ آیا منابع مورد نیاز ,به موقع دراختیار استفاده کننده قرار میگیرد ؟ آیا بار کاری به طور عادالنه ای بین اعضای سازمان توزیع شده است؟ آیا کار به طریق علمی و صحیح انجام می شود؟ آیا کیفیت کاال یا خدمت تولید شده در سطح مطلوبی است؟ به طور کلی میزان اثر بخشی و ثمر بخشی کار ,چقدر است؟ 136 مرحله ششم :نتیجه گیری و ارائه راه حل در این مرحله ,آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش می پردازد .چنانچه فرضیه های اولیه او تائید شدند ,وی موفق به کشف علت مشکل شده است و در این مرحله برای رفع آنها چاره اندیشی می کند و راه حل ارائه می دهد. 137 نحوه ارائه راه حل : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ همخوانی با برنامه های سازمان ارائه چند راه حل به جای یک راه حل مطابقت با قوانین و مقررات قابلیت اعمال تناسب بین هزینه اجرا و منافع حاصل از اجرای طرح سهولت اجرا 138 مرحله هفتم :تهیه و تنظیم گزارش آنالیست باید اقداماتی را که تا این مرحله انجام داده است, در گزارشی منظم ,تدوین کند و در دسترس مدیران و مقامات مربوطه قرار دهد . 139 مرحله هشتم :اجرا اجرای پیشنهادات آنالیست ,منوط به داشتن برنامه مناسب اجرایی است .در این مرحله ,آنالیست بایستی طی برنامه ای ,پیش بینیهای الزم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجام دهد . 140 مرحله نهم :آزمایش طرح جدید برای کسب اطمینان از نتایج طرح ,توصیه می شود که ابتدا ,طرح جدید به طور آزمایشی در یک قمرو محدود به مورد اجرا گذارده شود ت ا مشکالت و محدودیتهای آن, ضمن عمل مشخص شود ,اصالحات و جرح و تعدیلها الزم در آن اعمال گردد و آمادگی کافی را جهت پیاده شدن در قلمرو اصلی به دست آورد . 141 مرحله دهم :استقرار طرح جدید چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایشی طرح ,مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول ,ادامه اجرای طرح را مورد تصویب قرار دهند ,طرح جدید در عمل پیاده می شود. 142 روش های متداول استقرار طرح عبارتند از: الف -روش موازی یا همزمان ب -روش تدریجی یا مرحله ای ج -روش یکباره 143 شرح مزایا محدوAدیتها شAAAما نام روAش ره 1 موازی اجرای همزمان روش قدیم و جدید مطمئAن تریAن روش اسAت و Aبه روال عادی کار سازمان صدمه نمیزند چنانچAه مشکالتAی در عمAل رخ دهAد کار با روش قدیم ادامه می یابد هزینه های عملیاتی دو برابر میشود ممکAAن اسAAت از سAAوی کارکنان دقت و کوشAش کافAی صAرف اجرای روAش جدید نشود. 2 یکباره جایگزینAAی فوری روش قدیAAم با روش جدید از تاریخ معین روAش جدیAAد بAAه سAAرعت پیاده می شوAد و سAازمان از مزیتهای آAن بالفاصAله بهره مند میگردد. کارکنان مجبور میشونAد برای موفقیت روش جدید تالش کنند. . در قلمرو AوسAیع ,تغییرات سAریعی را سبب میشود. اگر روش در عمل با مشکالتی مواجه شود, روAش دیگری وجود ندارد کAه بتوان بAه آن برگشت نیازمند برنامه ریزی بسیار دقیق است. 3 تدریجی جایگزینAی تدریجAی روش قدیAم با روش جدید مشکالت روAش جدیAد ضمAن عمAل رفAع می شود هزینه این روش از روAش موازی کمتر است. اجرای روAش جدید با کندی صورت میگیرد طوAالنAی شدن اجرا ممکAن اسAت گرفتاریها و مشکالتی برای کارکنان به وجود آورد. تشخیAص ایAن که طرح جدیAد بAه درستی انجام میشود یا نه ,دشوAار است. 144 مرحله یازدهم :ارزیابی عملکرد پس از این که سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد, آنالیست موظف است بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورد و عملکرد را ارزیابی کند . 145 سواالتی که در مرحله ارزیابی عملکرد قابل طرح هستند عبارتند از: ‏ ‏ ‏ ‏ آیا سیستم به نتایجی که از قبل پیش بینی شده اند رسیده است؟ چه نتایج پیش بینی نشده ای در اثر اجرای سیستم جدید حادث شده اند؟ آیا میزان بهره وری افزایش یافته است؟ کارکنان ,مدیران ,مشتریان و سایر کسانی که به نحوی با سیستم در ارتباط هستند چه نظری درباره آن دارند؟ 146  ‏ ‏ آیا پیاده کردن سیستم در عمل طبق برنامه زمان بندی شده صورت گرفته است؟ آیا انجام کار با سیستم جدید با دشواری هایی مواجه شده است؟ آیا هزینه های پیش بینی شده جهت استقرار سیستم جدید ,کمتر ,برابر و یا بیشتر از هزینه های واقعی بوده است؟ 147 فصل پنجم: ابزارهای تجزیه و تحلیل سیستم 148 ‏System Analysis ‏And ‏Design Tools هدف های رفتاری فصل پنجم مهمترین فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها را نام ببرید. 149 ابزارها و فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها -1بررسی تقسیم کار -2بررسی جریان کار -3بررسی جا و مکان -4کنترل فرم ها -5کنترل اسناد و سیستم های بایگانی -6اندازه گیری کار -7برنامه ریزی شبکه ای (پرت ،سی پی ام ،پی دی ام) 150 فصل ششم: جدول تقسیم كار 151 جدول تقسیم کار جدولی است که نشان می دهد کارکنان یک سازمان در یک مدت معین،چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقداروقت صرف انجام دادن این کارها می کنند . 152 نمونه ای از جدول تقسیم کار 153 مزایای جدول تقسیم کار -1کسب آگاهی از بار واقعی کار و نحوه توزیع آن -2شناخت محل های تراکم کار و تراکم نیروی انسانی -3آگاهی از تکرارها و تداخل های وظایف -4آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف -5کسب اطالع از اوقات اضافی کارکنان -6آگاهی از تعداد واقعی نیروی مورد نیاز -7ارزشیابی کارکنان 154 محدودیت های جدول تقسیم کار -1چون از اطالعات کارکنان استفاده می شود ممکن است با واقعیت تطبیق نداشته باشد . -2تعی ن زمان در مورد برخ ی وظای ف بطور دقی ق میسر نیست. 155 مقدمات الزم برای تهیه جدول تقسیم کار -1تشکیل جلسه توجیهی ،کارکنان و سرپرست مستقیم آنها پیرامون جدول تقسیم کار -2کمک گرفتن از اطالعات تکمیلی برای کسب اطالعات دقیق تر -3آنالیست بایستی در فرایند کار از سرپرست کمک بگیرد. -4آنالیست بایستی رابطه ای دوستانه با کارکنان و سرپرست در حین تهیه و تنظیم جدول داشته باشد . 156 مراحل تهیه جدول تقسیم کار -1انتخاب واحد بررسی -2تهیه لیست وظایف کارکنان -3تهیه لیست فعالیت های واحد -4تهیه جدول تقسیم کار در وضع موجود -5تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار در وضع موجود -6تهیه جدول تقسیم کار در وضع پیشنهادی 157 مرحله اول :انتخاب واحد بررسی در این مرحله آنالیست کل سازمان را به واحدهای کوچک تقسیم و برای هر یک از واحدها به طور جداگانه جدول تقسیم کار تهیه و سپس برای کل واحدها از روی جداول گزارش جامعی تهیه و به مدیریت ارائه می دهد . 158 رابطه هدف ،فعالیت و وظیفه در جدول تقسیم کار هدف فعالیت وظیفه 3 159 وظیفه2 وظیفه1 مرحله دوم :تهیه لیست وظایف کارکنان لیست وظایف کارکنان لیستی است که نشان می دهد هر یک از کارکنان یک واحد سازمانی در یک مدت معین چه وظایف و عملیاتی را انجام و چقدر وقت صرف انجام آنها می کنند. 160 نمونه ای از لیست وظایف انفرادی نام واحد سازمانی عنوان شغل کارکنانخانوادگی نام و نام میزان تحصیالت رشته تحصیلی شماره وظیفه شرح وظیفه نام سرپرست تجارب در مجموع تاریخ در شغل فعلی شماره فعالیت زمان صرف شده در روز جمع کل 161 مرحله سوم :تهیه لیست فعالیت های واحد این لیست صورتی از کلیه فعالت هایی که در یک واحد س ازمانی انجام م ی شود ،م ی باش د که در بر گیرنده مجموع ه فعالی ت های اس اسی و عمده ای اس ت که کارکنان انجام می دهند. 162 نمونه ای از لیست فعالیت های واحد نام واحد سازمانی نام آنالیست شرح فعالیت شمار ه فعالی ت 163 نام سرپرست واحد تاریخ ساعات صرف شده در هفته مرحله چهارم :تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود درای ن مرحل ه آنالیس ت ب ا اس تفاده از اطالعات ی که در دو مرحله قبلی بدست آورده نسبت به تهیه جدول تقسیم کار اقدام می نماید .مرحله چهارم در واقع ترکیبی از دو مرحل ه دوم و س وم م ی باش د و جدول تقس یم کار نیز برایندی از لیس ت وظای ف انفرادی کارکنان و لیست فعالیت های واحد می باشد. 164 نمونه ای از جدول تقسیم کار 165 مرحله پنجم :تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار دراین مرحله به بررسی انتقادی جدول تقسیم کار پرداخته می شود و سواالتی از قبیل س واالت ذیل درباره اطالعات جدول پرسیده و پاسخ آنها مشخص می گردد. -1آیا کلیه فعالیت ها دراین واحد انجام می شود؟ -2کدام یک از این فعالیت ها بیشترین وقت را می گیرند و آیا الزم است این مقدار وقت صرف آنها شود؟ -3چه مقدار وقت صرف کارهای غیرضروری می شود؟ -4آیا از تخصص و مهارت افراد استفاده مناسب به عمل می آید؟ 166 مرحله ششم :تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی زمانی که پاسخ سواالت مطرح شده در مرحله قبل مشخص گردیدن د معی ن م ی شود ک ه در مورد برخ ی از وظایف تغییرات ی ضروری م ی باشد .مث ً ال مشخ ص م ی شود که تخصیص زمان نسبت به اهمیت وظایف و فعالیت ها به درستی صورت نگرفته است .لذا تغییرات مذبور در جدول جدیدی ب ه نام جدول تقس یم کار پیشنهادی اعمال می گردد. 167 نمونه ای از جدول تقسیم کار 168 فصل هفتم: بررسی و كنترل فرم ها 169 هدف کلی آشنایی با نحوه بررسی و کنترل فرم ها 170 تعریف فرم فرم یکی از ابزارهای برقراری ارتباط است که برای دریافت اطالعات خاصی به صورت مکتوب تهیه و تنظیم می شود. 171 انواع فرم فرم ها برحسب دو عامل ذیل دسته بندی می شوند: -1قلمرواستفاده -2کار و وظیفه 172  -1انواع فرم برحسب قلمرو استفاده الف – فرم های داخلی :این فرم ها در بخش کوچکی از سازمان استفاده می شوند. مثل فرم کار آموزی در واحد آموزش ب – فرم های استاندارد :این فرم ها در کلیه قسمت های سازمان استفاده می شوند. مثل برگه مرخصی 173  -2انواع فرم برحسب كار و وظیفه ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ -1فرم های پرسنلی ,مثل حکم استخدام -2فرم های مالی ,مثل دفتر روزنامه -3فرم های آموزشی ,مثل کارنامه دانشجو -4فرم های تدارکی ,مثل فرم خرید -5فرم های تعمیراتی و نگهداری وسایل ساختمان ,مثل برگ بازدید از وسایل موتوری و شناسنامه وسایل ساختمان . -6فرم های متفرقه . 174 هدف از بررسی و کنترل فرم هدف از بررسی و کنترل فرم طراحی ،اصالح و بهبود فرم های مورد نیاز سازمان و حذف فرم های اضافی و تهیه فرم های مورد نیاز با حد اکثر بازدهی و حد اقل هزینه می باشد. 175 مراحل بررسی و کنترل فرم -1بررسی فرم های موجود -2تجزیه و تحلیل فرم های موجود -3تهیه طرح پیشنهادی برای فرم های مورد نیاز 176  -1بررسی فرم های موجود در این مرحله آنالیست نمونه ای از فرم های موجود سازمانی را جمع آوری و با دقت در شکل ظاهری آنها و موارد مندرج در آنها و همچنین ترتیب قرار گرفتن و نحوه تخصیص جا برای هر قسمت آن و نوع کاغذ و سایر مشخصات فرم را دقیقاً شناسایی می نماید . 177  -2تجزیه و تحلیل فرم های موجود در این مرحله آنالیست با تجزیه و تحلیل اطالعات موجود به بررسی نقایص ،کاستی ها ،ایرادات و نارسایی های فرم های موجود می پردازد. 178  -2تجزیه و تحلیل فرم های موجود برخی از سواالتی که در این مرحله باید پاسخ داده شوند به شرح ذیل هستند: -1چه فرمی مورد بررسی است؟ -2آیا کلیه نسخ این فرم ضروری است؟ -3آیا محتوای فرم برای کسانی که آن را بکار می برند واضح و قابل درک است؟ -4آیا اندازه فرم مناسب است؟ -5آیا فرم اطالعات مورد نیاز را تأمین می کند؟ 179  -3تهیه طرح پیشنهادی برای فرم های مورد نیاز در این مرحله آنالیست با استفاده از اطالعات مراحل قبل گام های زیر را بر می دارد: -1تعیین هدف فرم -2تعیین عنوان فرم -3تعیین شماره یا کد فرم -4نظرخواهی از تکمیل کنندگان و استفاده کنندگان از فرم -5تعیین اطالعاتی که در فرم درج می شود -6تهیه طرح فرم -7استفاده آزمایشی از فرم در یک واحد نمونه -8جرح و تعدیل فرم با استفاده مؤثر از باز خور -9تهیه فرم نهایی 180 فصل هشتم: بررسی جریان كار 181 تعریف نمودار جریان کار نمودار جریان کار عبارت است از تصویری از مراحل مختلفی که برای انجام یک کار ,از ابتدا تا انتها ,طی می شود . 182 استفاده از عالیم در نمودارهای جریان کار 183  -1عمل یا اقدام برای نشان دادن عمل یا اقدام که معرف انجام کار است و زمانی که چیزی بوجود آمده یا تغییری حادث شده و یا اینکه جزئی بر چیزی اضافه شده باشد(مثل نوشتن یک نامه) از عالمت دایره استفاده می شود. 184  -2بازرسی یا کنترل یا از این عالمتها برای نشان دادن بازرسی ،کنترل ،مقایسه و تطبیق آنچه که صورت گرفته است با معیارهای مورد نظر استفاده می شود . مثال:بررسی چکی که صادر شده است . 185  -3تصمیم گیری تصمیم گیری گر چه نوعی عمل است و می توان آن را با دایره بزرگ نشان داد ولی ممکن است برخی از آنالیست ها از عالمت لوزی برای نمایاندن آن استفاده کنند. مثال :اتخاذ تصمیم در مورد افزایش تولید 186  -5تأخیر یا انتظار غیر موجه این عالمت نشان دهنده زمانی است که کار در انتظار می ماند تا مرحله بعدی آن صورت گیرد. تأخیر موقعی پیش می آید که به علت شرایط موجود ،اجرای مرحله بعدی امکان پذیر نباشد و قسمتی از کار متوقف شود. 187  -6حرکت یا ارسال (جابجایی) یا این عالمت برای نشان دادن حرکت یا نقل و انتقال استفاده می شود که معرف تغییر مکان از جایی به جای دیگر است. 188 هر گاه دو کار به طور همزمان انجام شوند ,از عالیم ترکیبی استفاده می شود .این عالیم عبارتند از : الف – عمل و حرکت 189 این عالمت انجام معرف انجام عملی در حین حرکت است ,مثل رنگ آمیری جسمی در حین جابجایی ب -عمل و کنترل 190 انواع نمودار جریان کار نموار جریان کار دو نوع است : الف – نمودار عمودی یا یک ستونه ب -نمودار افقی یا چند ستونه 191 الف -نمودار عمودی یا یک ستونه ‏ نمودار عمودی در مواردی به کار می آید که کلیه مراحل یک کار در یک قسمت یا یک واحد انجام شود ,با کمک این نمودار آنالیست می تواند به ارتباط های کاری موجود در یک واحد پی ببرد و از تکرار ها و تداخل های وظیفه ای و عملیاتی آگاه شود. 192 نمونه ای از نمودار جریان کار عمودی یا یک ستونه 193 ب -نمودار افقی یا چندستونه ‏ نمودار افقی در مواردی به کار می آید که مراحل یک کار در چند قسمت یا چند واحد انجام شود .این نمودار به آنالیست کمک می کند که به نحوه ارتباط های بین واحدهای مختلف پی ببرد و از تکرار ها و تداخلهایی که در آن واحدها رخ می دهد ,آگاهی پیدا کند. 194 نمونه ای از نمو دار افقی یا چند ستونه 195 مراحل بررسی نمودار جریان کار برای بررسی نمودار جریان کار الزم است مراحل زیر طی شود: 196 مرحله اول :تعیین کار مورد نظر در آغاز کار ,آنالیست بایستی کاری را که میخواهد مورد بررسی قرار دهد ,تعیین کند و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقا مشخص سازد . 197 مرحله دوم :تعیین مراحل کار وقتی عنوان کار مشخص شد بایستی از کلیه مراحل انجام کار لیستی تهیه شود .در این مرحله آنالیست باید دقت کند که صرفا جریان کار مورد نظر را تعقیب کند و از آن منحرف نشود. 198 مرحله سوم :ترسیم نمودارجریان کار در وضع موجود با استفاده از اطالعاتی که در مرحله دوم کسب شده است, نمودار جریان کار برای وضع موجود ,ترسیم می شود. 199 مرحله چهارم :تجزیه و تحلیل نمودار وقتی نمودار جریان کار در وضع موجود آماده شد, آنالسیت بایستی با دید انتقادی به آن بنگرد و سواالت اساسی تجزیه و تحلیل را درباره هر یک از مراحل مطرح کند و با یافتن پاسخ مناسب برای آنها به تغییر و اصالح وضع موجود بپردازد. 200 مرحله پنجم :تنظیم نمودار پیشنهادی در این مرحله آنالیست با توجه به اطالعاتی که به دست آورده است ,تغییرات و اصالحاتی را که الزم می داند در نمودار وضع موجود ایجاد می کند و نمودار وضع پیشنهادی را تنظیم می نماید. 201 فصل نهم: بررسی جا و مكان 202 هدف های کلی فصل - - آشنایی با تکنیک بررسی جا ومکان کار آگاهی از هدف بررسی اطالع از مالحظاتی که در بررسی جا و مکان کار بایستی رعایت شوند شناخت مراحل بررسی جا ومکان 203 هدف های رفتاری فصل -1بررسی جا و مکان را تعریف کنید. -2ضرورت برسی جا و مکان را بنویسید. -3هدف از بررسی جا و مکان راشرح دهید. -4نکاتی که در قرار دادن میزهای کار بایستی رعایت شود را بیان کنید. -5مراحل بررسی جا و مکان را بنویسید. 204 تعریف بررسی جا و مکان بررسی جا ومکان عبارت است از مطالعه چگونگی تخصیص مکان و فضای در دسترس به نیروی انسانی از یک طرف و وسایل و تجهیزات کاری از طرف دیگر 205 هدف از بررسی جا و مکان - 1تأمین رضایت نیروی انسانی و توجه به رفاه و راحتی آنها در محیط کار -2تسهیل سرپرستی و نظارت بر کار کارکنان -3برقراری جریان و گردش کار بطور مؤثر و کارآمد - 4ایجاد تسریع در ارائه خدمات و کاالها به ارباب رجوع و تأثیر روانی مثبت بر آنها - 5صرفه جویی و ایجاد قابلیت انعطاف در مورد تغییرات و تحوالت آینده 206 برخی از اصول و معیار های بررسی و تخصیص جا و مکان -1مراقبت شود که هیچ بخش از مکان و فضای در دسترس هدر نرود. -2واحد ها و افرادی که وظایفشان از نظر ماهیت با یکدیگر مرتبط و مشابه است نزدیک به هم قرار گیرند. -3گردش کار حتی االمکان از یک محل شروع و به محل دیگر ختم شود و از تقاطع و رفت و برگشت های غیر ضروری خودداری شود. -4محل استقرار افراد و واحدها با ارباب رجوع زیاد نزدیک در ورودی تعیین شود. -5واحدهایی که کارشان جنبه محرمانه دارد دورتر از محل رفت و آمد مشتریان باشند. 207 اشکال طراحی مسیر کار الف)خط مستقیم ب)خط منحنی یا نعلی شکل ج)خط شکسته د)شکل «ال» 208 اشکال طراحی مسیر کار ز)دایره یا بیضی ح)مثلث و)چهار گوش ه)شکل«»T 209 مراحل بررسی جا ومکان مرحله اول :بررسی جا ومکان در وضع موجود مرحله دوم :تجزیه و تحلیل طرح جا و مکان کار مرحله سوم :تهیه طرح جا و مکان 210 فصل دهم : سیستم ها و روشهای بایگانی 211 هدفهای کلی فصل نهم -1آشنایی با اهمیت بایگانی در سازمانها -2آشنایی باانواع سیستم های بایگانی -3آگاهی از اصول بایگانی -4شناخت روشهای تنظیم اسناد -5آشنایی با مراحل بررسی سیستم بایگانی 212 هدفهای رفتاری فصل نهم - 1بایگانی را تعریف نموده و اهمیت آن را توضیح دهید -2سند،پرونده و آرشیو را تعریف کنید -3انواع سیستم های بایگانی را نام برده و به اختصار توضیح دهید - 4اصولی را که بایستی در ایجاد سیستم بایگانی رعایت شوند ذکر کنید -5روشهای تنظیم اسناد را برشمرده و آنها را توضیح دهید -6مراحل بررسی سیستم بایگانی را بیان کنید 213 تعریف بایگانی بایگانی عبارت است از فن اداره ،نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه 214 وظیفه بایگانی وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت . 215 تعریف سند سند عبارت است از حقایق کتبی در خصوص وقایع و معامالت سازمان که ممکن است در فرمهای چاپی ،کارت ،اوراق،کاغذ یا کتاب منعکس شود .بنابراین هر شیءقابل استناد مثل نوارهای ضبط صوت ،فیلم ،میکروفیلم و ...مادام که قابل استناد باشند سند محسوب می شوند . 216 تعریف پرونده پرونده عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع ،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در یک پوشه یا کالسور نگهداری شده است . 217 تعریف آرشیو آرشیو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری ،حقوقی ،مالی ،علمی ،تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند. 218 انواع سیستم بایگانی -1سیستم متمرکز -2سیستم غیرمتمرکز -3سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی ) 219 اصول بایگانی -1آسان بودن -2قابلیت اجرا -3قابلیت انعطاف -4دقت و سرعت -5افراد با صالحیت -6نظم اصولی و منطقی 220 اصل آسان بودن به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد . 221 اصل قابلیت اجرا براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد . 222 اصل قابلیت انعطاف به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحوالت را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی الزم را انجام داده باشد . 223 اصل دقت و سرعت سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت ،امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند . 224 اصل افراد با صالحیت کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط الزم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند . 225 اصل نظم اصولی و منطقی در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها ،بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی شود .رعایت نکات زیر توصیه می شود : الف -وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن ب -رعایت تقدم و تأخر در شماره و تاریخ نامه ها ج -حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی د -رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده 226 روشهای تنظیم اسناد -1روش الفبایی -2روش موضوعی -3روش شماره ای -4روش جغرافیایی -5روش تاریخی -6روش تلفیقی 227 مراحل بررسی سیستم بایگانی -1بررسی بایگانی در وضع موجود -2تجزیه و تحلیل وضع موجود و تعیین نارسایی ها و نقایص -3اصالح سیستم و ارائه وضع پیشنهادی 228