پاورپوینت آشنايی مسؤولان دفاتر با اصول و مهارت های لازمه

صفحه 1:
به نام حق تعالی 0 آشنايى مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاى لازمه 

صفحه 2:
فهرست مطالب ات هدف و وظایف اداره امور دفتری روابط اداری SO eee RS ke ee cod ‏بايكانى‎ فراگرد تلفنی- نقش و وظایف مسوول دفتر عملیات اداری مسژول دفتر مدیریت و برنامه ریزی استفاده از تلفن 

صفحه 3:
كه + 701111111992102 بافت و تركيب سازمان 

صفحه 4:
انواع سازمان از نظر نوع ساختار كل سازمان مكانيكى ا ا ا ا ‎RC PPR RON Cn Se Te fee]‏ سازمان اركانيكى ۱ 

صفحه 5:
[19 yy res rates PP كك واحدهای صف Cs en ene eee SE eRe a pane one) eee cary (مسؤول اجراى طرح و برنامه عارايه مشورت و يشتيبانى وكمك به واحدهاى صف) 

صفحه 6:
مناطق مدیریت 1 Calg سازمان اس هلت میتی بای با اد مدیران ستاد تخصصی(مدیر طرح وبرنامة) یران ستاد کمکی(مدیر امور اداری) 202100185 ودرتماس دائم باكاركنان ورهبرى وهدايت آنان 

صفحه 7:
كت برنامه ريزى 5 0 ‏ا ا ل‎ Ti ae ne eee 11001101 rarer roms سازماندهی ۱ i ee ee Ns Sa ‏ل‎ ee eee ‏ارتباط با چه کار دیگری انجام دهد و چه کسی مسوّول نتایج مورد انتظار است.‎ هماهنگی Pees ‏ا ا‎ L PNY Mone p SP Car eee Fe) ‏نحو مطلوب تأمين شوند.‎ رهبرى ۲ 7 فرايند اثركذارى بر فعاليت هاى يك فرد يا يك كروه كه در يك موقعيت معين در جهت دست يافتن ‎ene RET‏ 01000 ذذظ1'/ ۱ eer ee reser ere sre tom eae pe ire epee Pear See Care Fe) ‏رده‎ 

صفحه 8:
۳ حالت گفتاری ( شفاهی ) 0 aE RS Cnte Bye nea See Sep Een ean on) ۱ ۱ 00 Ys eee Pes Pe ‏م اا‎ خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نكهدارى نوشته- زبان مشترك ارتباطات جامعه 02000000 ep POS OTe er ‏ا‎ ‎OO Dd ED TCS ek eee ad 

صفحه 9:
۱ تعریف ‎CaaS ee i pers‏ ا 1۱۳ نظرهاى مدير خود توجه نهوده و آنها را رعايث نمايد و وقت کاری رئیس خود را برای کارهای جزیی صفات كارى صفات شخصی رازداری و وفاداری به سازمان _ يه قدرت استفاده از مهارتهاى حرفه اى تندرستی و تعادل روحی ‎aed al‏ لا نحوه صحبت كردن ‏وقت شناسی و قابل اطمینان بودن مرتب بودن و سازمان دادن 0200 ‎od‏ رس ۳ ‎ ‎ 

صفحه 10:
Golo! Luly, روابط با مدیران ۳ روابط با همكاران ای ورد ات اثبات عضويت خودمان در كروه همكاران مدنظر قراردادن حقوق و خواسته های همکاران. جلب همکاری. دوستی و ‎eats Tetra‏ تا روابط با کارکنان جدید ‎oe‏ ا ‎s | Re ee Pose red en sees eed ee Pe TON‏ 0[ 

صفحه 11:
ن وقت قبلى به ملاقات رئيس مى آيند برخورد با کسانی که با د 1 ‎en pent mel Sy hgees Reppeme rere Aree‏ 1 انه با ملاقات كننده تعارف روزنامه يا مجله و يذيرايى از ايشان - ل 00 درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد نحوه معرفی - اكر هر دو هم سمت و هم سن باشند. مهم نيست كداميك اول معرفى مى شوند. ‎ye TS Te iia‏ DONO ced eRe ‏ا‎ Se aE ade eS DL Bie eee! aaa Tee See tien ES site tn wee 

صفحه 12:
روابط با مراجعان عادی اس 52 روابط با كسانى كه تلفن مى كنند ۱ | ا ا ل ثبت نموده و موعد دريافت باسخ را مشخص نمابيد. 0000101 ‏ا‎ ese kas eed - شمرده صحبت کردن, با حوصله بودن. دقت در کاربرد کلمسه ها و داشستن روحیسه ‎eatery‏ انتقادها و پيشنهادها 

صفحه 13:
مراحل گردش نامه دریافت es ‏ارسال‎ 2 تعریف دبیرخانه ‎Oe Re Oren EE ere Ce RC EE ae ey‏ ‎OFAN |‏ 7 ورود و ساعت.دفترآلدکی: دكخر أرسال نامه ها و تما سیستم گرد مه ما می باشد. 

صفحه 14:
1 ry rar re ceca oe Apr en pepe rer ees Sdn aed ceed in ces? beer ‏ا‎ A eee A ae? eel hele Nace RO ced Env IPR Oona Se SOT ST TMS Yn Ne ore ee) [۱ eee Pe Cay per eee here i nee Were ae eT CCC 1 Tea en Ne ETOP EOE Eye Sere) ا ا ‎ES eR ES enero p nano ree ere ee‏ 00000 ۱ آدرس فرستنده. فقط روی پاکت نوشته شده باشد. لازم است تا آن را ضسمیمه 

صفحه 15:
عمليات مربوط به ثبت نامه ها ۳3 7 recent pers = ِ ‏رانا‎ ‏نان ار‎ 1 ١ 

صفحه 16:
مهر ورودى حال دفتر اندیکس (راهنمای دبیرخانه ) 1 182 163 فرستند | شمارة اتديكاتور ‎beng‏ شمارة اتديكاتور | امار انيكاتور 

صفحه 17:
عملیات مربوط به توزیع و ارسال نامه توس هو | پیگیری نامه ها كردش و كنترل نامه ها در داخل واحد 

صفحه 18:
تعريف بايكانى | ‏ا ل‎ Sy ig ‏ا ل م ل ل م‎ ed دلایل ایجاد بایگانی ان دادن و اثبات فعالیتهای گذشته و حال - آكاهى از اطلاعات مورد لزوم, براى آنها و تصميم و اقدام در آينده 0 prs ‏اتناك ومدارك‎ - 

صفحه 19:
eer) 52525000535 هر نوشته اى كه در مقام دعوى يا دفاع قابل استفاده باشد. تعريف مديريتي ‎CONE TCS neon re Cae OTE TES‏ 1 ۱ Raed Se SIC ES oe Ferner cas DOOR cad ‏باشد.‎ ‎arE TD)‏ ا سا ‏- روش شماره ای (شرکت تلفن و سازما رانندگی و ..۰) ‏- روش الفبايي (امور کا ‎ ‏آب » شماره اشتراک « اداره راهنمايي و ‎ 

صفحه 20:
مثال معصومه صيرفى رضا صيرفى مهندس ابراهيم مرادى اصفهانى د صيرفى امير عباسى ‎eat‏ 600 صيرفى کمال سجادی ال ۱0 واحد دوم سجادى كمال صيرفى = 5 ere صيرفى رضا صیرفی جرا زركش اصفهانى سودابه (دكتر) عباسى امير مرادی اصفهانی ابراهیم ( مهندس ) Sa 

صفحه 21:
ووس سر روش تاريخى روش موضوعي 17 5 اداری ( - بخشنامه ها و آیین نامه ها- هیأت مدیره- خدمات- گزارشها و آمار ) کنترل ورود و خروح پرونده از بایگانی 

صفحه 22:
تك 

صفحه 23:
پیگیری - استفاده از کارت هاي پیگیری ay ons cables, 280 5) ool! = Prcenu pee R 5 و 0 تاريخ ارجاع تم رجاع شود بخ اتمام کار rary تاريخ تامه 

صفحه 24:
(nso ‏ل‎ ۱ cea Berner ot Sete oe Ered cpr core RUE rec [eed Bee] eines ‏اا اا‎ Pee weer) مانده گزارش قبلی 087 ريال 130 per eee ae eo Roper eens ‏لوازم التحوير رال‎ er Pee ‏رال‎ 0 ny ee - Ju 0001185 35 en ‏من‎ 212000 000935 ریال 

صفحه 25:
مديريت و برنامه ريزى استفاده از تلفن 1 ‎AE a Reale ee tl ea‏ ا - اطمينان حاصل كنيد كه مخاطب شماء همان كسى است كه بايد باشد. - موضوع مکالمه را به او بگویید. ‎| ‏- مؤدبانه حرف بزنيد. ‏- باصداى رساء صحبت كنيد. ‎ ‎02200000 ١ 7 ‏اكر مكالمه قطع شد. ارتباط مجدد را وظيفه خود بدانيد. نه مخاطب.‎ - 

صفحه 26:
Se eS SC Re Rel ieee tet) 35 1 - با گشاده رويي. جواب دهید. eco Eada Se ee ere alee ee Se Boa ‏واحد خود را با گفتن " نام اداره " معرفی کنید.‎ - - برای ضبط پیامها؛ وسیله لازم در دسترس داشته باشید. ا 1 aE ee ‏ا ا‎ a FRR CN eee Peek ocr Fane Fee ere Pe ١ ‏داشته باشید.‎ 

صفحه 27:
ا ل ل كت كه به منظور و هدف خاصى تشكيل مى شود. انواع جلسه توجبهي افراد حاضر در جلسه نقش خیلی 100 ‎ofan feel bee SP ol‏ 1 1 Toe IS CMP ee ey pedro on ee) Be ee mee ne) ‏الو ا را‎ CO ‏ا اي ا ا‎ die ‏ل ا‎ ee de nas Coe eee تس سس بت لت رس ‎Beer ety‏ ‎ere hes By Ser tanes)‏ ا ‎Se Re‏ Ree rye rye Deere re (cmepes 

صفحه 28:
۱ Bang Ree E Fe Cape TFs) تاريخ. ساعت. موضوع. محل تشكيل جلسه و اسامى شركت كنندكان. ل ا الال 00 ایید روز: ساعت و تاریخ جلسه. - تهیه و ارسال دعوت نامه (در صورت دعوت تلفنی ) و دستور کار جلسه. [۱ korea Pe Fe - ترتيب يذيرايى از شركت كنندكان در جلسه. - آماده نمودن محل جلسه (از نظر تعداد صندلی, مداد و کاغذ یادداشت و ..) 1 UPL Reman Scare hi ‏ل م‎ Reis BE) ‏ترنن‎ ‏یه صورت جلسه (صورت جلسه توسط منشی جلسه یا يکي از اعضاء شرکت کننده در جلسه تهیه می شود.)‎ . ‏تحریر صورت جلسه‎ - 1 - توزيع نسخ صورت جلسه براى اشخاص مربوطه. ed Sara DY oe eee RL 

صفحه 29:
در تهیه دعوتنامه جلسه نکات ذیل را مشخص نمایید اعضاء جلسه ا م ‎le ep‏ ES موضوع AK AK 

صفحه 30:
نمونه سوالات امتحانی ۱ CLS) oe a ‏ا‎ ‎00 ce ee re ane a Ses eS aCe) ب) تلاش برای رسیدن به هدفی مشترک 5251010100 د) اصل تقسیم کار و تعيين وظایف ‎ada‏ ا ‎SCS‏ 6 لسر الف) کتبی ‎(Fes esr a nese aCe) ‏ج) شفاهی ‏د) كزينه الف وج 

صفحه 31:
3- نحوه معرفى كردن در كدام يك از موارد ذيل صحيح نمى باشد؟ لا الف) همیشه به مرد معرفى مى شود ۱ ج) شخصی که سمت پایین دارد به سمت بالاتر معرفی می شود د) هميشه دوست یه پدر و مادر معرفی می شود 4- کار تابل یعتی چه؟ ‎ene CLC Oe OT‏ اا 0 ‎Seer eee a it Sb Bente aCe eee ne ee Reena‏ ج) دسته بندی نامه های فوری و ارایه آن به مدیر د) ارایه نامه های مربوط به مذیر به ترتیب آهمیت 

صفحه 32:
۱ enn ears) Bete he eee Ba ‏ا‎ eae ae | ne ‏ا‎ eee E Cen Sener Sek eae eld ۱ aC) 6- ذر مواقعى كه مدي شما جلشنه ذازة: ذادن :يبيام :+ الف) شفاهى _ كتبى ب) کتبی _ شفاهی ج) حضورى _ غير حضورى ‎oe a‏ 

صفحه 33:
| aC Leet ‏عضوى از جلسه. جمع را از نتايج كرفته شده آكاه مى كند . می گویند؟‎ 00 eae] 0000 ج) جلسه معاملات تجارى ‎ere‏ 0 ‏ل‎ ECF at Renee See Mees a — ‏مى شوند و وحدت مى يابند تا هدفهاى كلى به نحو مطلوب تأمين شهند را‎ ‏كويند؟‎ ‏لا الف) وابستكى‎ ‏ب) هماهتكى‎ ج) دهبری د) نظارت 

صفحه 34:


به نام حق تعالی آشنايي مسؤوالن دفاتر با اصول و مهارتهاي الزمه فهرست مطالب کليات سازمان و مديريت هدف و وظايف اداره امور دفتری روابط اداری سيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر بايگانی فراگرد تلفنی -نقش و وظايف مسؤول دفتر عمليات اداری مسؤول دفتر مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن جلسه چند نکته مهم مختصری از آيين نگارش تعريف سازمان .گروهی از واحدها و افراد که برای رسيدن به هدفی مشترک با ضوابط و ارتباطهای مشخص با هم همکاری مي نمايند فلسفه وجود سازمان بافت و ترکيب سازمان انواع سازمان از نظر نوع ساختار سازمان مکانيکی (دارای ساختار تشکيالتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد). سازمان ارگانيکی (دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد). انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظايف اساسی واحدهای صف (مسؤول اجرای عمليات مربوط به انجام هدف های اصلی سازمان) واحدهای ستادی (مسؤول اجرای طرح و برنامه ،ارايه مشورت و پشتيبانی وکمک به واحدهای صف) مناطق مديريت منطقه باال )مديران عالی( مديران صف (مدير توليد) مديران ستاد تخصصی(مدير طرح وبرنامه) مديران ستاد کمکی(مدير امور اداری) منطقه ميانی مديران( )ميانی منطقه پايين )سرپرستان( مسووليت سياستگذاری وهدفمند ساختن سازمان مسووليت اجرای سياست کلی وخط مشی های سازمان مسووليت عملکرد اجرايی وتوليدی ودرتماس دائم باکارکنان ورهبری وهدايت آنان مهمترين اصول مديريت برنامه ريزی انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينGGده و تعGGيين راه هGGای دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر سازماندهی ترکيب و بافتی که معلوم کند ،چه فردی ،چه کاری را بايد با چه روشی ،و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است. هماهنگی فرايندی که ازطريق آن ،هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند. رهبری فرِايند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يGGافتن به اهداف خاص ،کوشش می کنند. نظارت و کنترل فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريGGزی شGGده بررسGGی می گردد. نحوه برقراری ارتباطات سازمانی حالت گفتاری ( شفاهی ) ◊ تشکيل جلسه اداری ،همايش اداری ،دستور شفاهی ،گزارش شفاهی ،مکالمات روزمره حالت نوشتاری ( کتبی ) ◊ نامه های اداری ،صورتجلسه ها ،بخشنامه ها ،دستورالعمل ها ،آيين نامه ها ،گزارشات کتبی خصوصيات :سنديت داشتن -قابليت حفظ و نگهداری نوشته -زبان مشترک ارتباطات جامعه مراحل: - 1مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری ) -2مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری ) - 3مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی ) مسؤول دفتر تعريف عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد. صفات کاری رازداری و وفاداری به سازمان قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای قوه ابتکار و پيش قدم شدن هوشياری و حافظه برتر وقت شناسی و قابل اطمينان بودن مرتب بودن و سازمان دادن قابليت اتکاء قدرت کارايی و اثر بخشی قدرت آموزش دهی صفات شخصی پاکيزگی و مرتب بودن تندرستی تعادل روحی نحوه صحبت کردن روابط اداری روابط با مديران شناسايی خصوصيات مدير و وفق دادن فعاليت های کاری با آن خصوصيات روابط با همکاران تطبيق دادن نقش خود با قوانين و مقررات اداری اثبات عضويت خودمان در گروه همکاران مدنظر قراردادن حقوق و خواسته های همکاران ،جلب همکاری ،دوستی و احترام ،پذيرش مسؤرليتها و وظايف روابط با کارکنان جديد پاسخ گويی به سؤاالت ايشان و آشنا ساختن آنها با قوانين و مقررات سازمان و ... برخورد با کسانی که با داشتن وقت قبلی به مالقات رئيس می آيند مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان مالقات لغو مالقات در صورت تأخير مالقات کننده و ارايه توضيح علل لغو مالقات و تعيين وقت ديگر داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با مالقات کننده تعارف روزنامه يا مجلGGه و پGذيرايی از ايشGGاندرصورت حضور نامبرده زودتر از موعد نحوه معرفی اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند ،مهم نيست کداميک اول معرفی می شوند. هميشه ،مرد به زن معرفی می شود. شخصی که معروفيت زيادی ندارد به شخص معروف ،معرفی می شود. هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود. -شخصی که سمت پايين تر دارد به سمت باالتر معرفی می شود. روابط با مراجعان عادی - راهنمايي مراجعه کننده با توجه به آگاهی از وضع کار و سGGازمان و داشGGتن روحيGGه همکاری روابط با کسانی که تلفن می کنند ارجاع تلفن کننده به مسؤول اصلی انجام کار اگر تلفن کننده با مدير وی کار دارد و مدير در اداره حضور ندارد با توجه به اهميت کار،می توانيد او را به مرجع صالحيتدار ديگری معرفی نموده و يا پيام او را بGGرای مGGدير ثبت نموده و موعد دريافت پاسخ را مشخص نماييد. در اختيار گذاشتن اطالعات مورد نياز تلفن کننده با در نظر گرفتن سیاستهای سازمان شمرده صحبت کردن ،با حوصله بودن ،دقت در کGGاربرد کلمGGه هGGا و داشGGتن روحيGGههمکاری انتقادها و پيشنهادها مراحل گردش نامه .1 .2 .3 .4 .5 .6 دريافت تفکيک ثبت توزيع ارسال پيگيري تعريف دبيرخانه محلی که در آن ،کليه عمليات مربوط به دريافت ،ثبت ،تفکيک ،توزيGGع ،پيگGGيری و ارسال نامه های اداری صورت می گيرد و شامل وسايلی همانند (:دفتر انديکاتور ،مهر ورود و ساعت ،دفتر انديکس ،دفتر ارسال نامه ها و راهنمای سيستم گردش نامه ها ) می باشد. عمليات مربوط به دريافت و تفکيک نامه ها و ساير موارد حاوی اطالعات ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ مسؤول دبيرخانه برای نامه های سفارشی پستی و یا نامه های سGGازمانها و شGGرکتها کGGه توسط پيک يا نامه رسان آورده ميشود ،رسيد می دهد. نامه های خصوصی و شخصی ،نبايد باز شوند و مستقيم برای گيرنده آن فرستاده ميشود. نامه های محرمانه و مهر و موم شده ،مسير خاص خود را طی می کنند. نامه های اداری در دبيرخانه باز ميشود ،محتويات آن بررسی ميگردد و اگر ضمايمی دارد به آن پيوست ميشود. هنگام خالی کردن پاکتها بايد دقت شود کGGه چGGيزی در آن بGGاقی نمانGGد ،همچGGنين در صورتيکه آدرس فرستنده ،فقط روی پاکت نوشته شده باشد ،الزم است تا آن را ضGGميمه نامه نمود. عمليات مربوط به ثبت نامه ها دفتر انديکاتور نامه های وارده بايگانی ارجاع پيوس ت شرح مختصری از نامه های رسيده صاحبان نامه تاريخ شماره رديف نامه هاي صادره تاريخ پيوس ت شرح مختصري از نامه های فرستاده شده شماره و تاريخ عنوان مهر ورودی نام سازمان شماره........................ : ورود........ : خروج....... : تاريخ: دفتر انديکس ( راهنمای دبيرخانه ) 183 فرستند ه شماره انديکاتور 182 فرستنده شماره انديکاتور 181 فرستنده شماره انديکاتور عمليات مربوط به توزيع و ارسال نامه پيگيری نامه ها محل امضاء حامل نام شخص يا واحد گيرنده عنوان پاكت موضوع نامه شماره پاكت تاريخ ثبت نامه تاريخ شماره نامه گردش و کنترل نامه ها در داخل واحد تاريخ ارسال تاريخ بازگشت تاريخ ارجاع ارجاع به موضوع نام سازمان فرستنده شماره ثبت نامه تاريخ دريافت تعريف بايگانی جمع آوری ،طبقه بندی و نگهداری اسناد و مدارک يک سازمان با روش منطقی منظم به نحوی که بتوان به سادگی و به سرعت به آنها دسترسی يافت. داليل ايجاد بايگانی ‏ ‏ نشان دادن و اثبات فعاليتهای گذشته و حال آگاهی از اطالعات مورد لزوم ،برای آنها و تصميم و اقدام در آينده عوامل متشکله بايگانی ‏ ‏ ‏ ‏ اسناد و مدارک کارکنان محل و وسايل روش های تنظيم سند تعريف قانون مدنی : هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استفاده باشد. تعريف مديريتي : هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده ،و از نظر اطالعات محتوای آن در اموراجتماعی ،اداری ،مالی ،فنی و غيره دارای ارزش دريافت و نگهدای باشد. روش های طبقه بندی و تنظيم ‏ ‏ روش شماره ای ( شرکت تلفن و سازمان آب » شماره اشتراک « اداره راهنمايي و رانندگی و ) ... روش الفبايي ( امور کارکنان و ) ... مثال واحد اول واحد دوم کمال معصومه صيرفی سجادی رضا صيرفی صيرفی مهندس ابراهيم مرادی اصفهانی صيرفی د د صيرفی صيرفی رضا امير عباسی صيرفی معصومه دکتر سودابه زرکش اصفهانی زرکش اصفهانی صيرفی عباسی کمال سجادی مرادی اصفهانی ابراهيم ( مهندس ) _ سودابه ( دکتر ) امير روش جغرافيايي روش تاريخی روش موضوعي اداری ( -بخشنامه ها و آيين نامه ها -هيأت مديره -خدمات -گزارشها و آمار ) کنترل ورود و خروج پرونده از بايگانی يادآوری و توضيح تاريخ برگشت تاريخ ارسال نام درخواست کننده شماره ﭘرونده نام ﭘرونده رديف ﭘيام تلفني ﭘيام تلفنی تاريخ .............................. :ساعت........................................... : مشخصات تلفن کننده............................................................. : شماره تلفن............................................................................. : متن ﭘيام.................................................................................. : .................................................................................... ﭘيام.......................... : گيرن]]]]]]]]]]]]]]]]]ده سيستم پيگيری ‏ استفاده از كارت هاي پيگيری شامل :تاريخ روز -نام ارجاع کننده -نام ارجاع شونده -تاريخ ارجاع -موضوع -تاريخ اتمام کار ارجاع به رديف تاريخ اتمام کار ‏ استفاده از دفتر يادداشت ‏ استفاده از دفتر انديکاتور ‏ استفاده از نامه موضوع تاريخ ارجاع نام ارجاع شونده نام ارجاع کننده شماره نامه تاريخ نامه رديف وظيفه مالی مسئول دفتر (تنخواه گردان) عبارتست از مبلغی وجه نقد که به منظور انجام خريد و هزينه های مربوط به مؤسسه در اختيار مسؤوالن دفاتر مربوطه قرار می گيرد تا در محدوده وظايف خود ،صرف امور جاری واحد نمايند. خالصه گزارش تنخواه گردان از تاريخ 1/7/82الی 31/8/82 مانده گزارش قبلی 500/87ريال دريافتی طی چک شماره 351200 000/500ريال جمع موجودی تنخواه گردان 500/587ريال پرداختها لوازم التحرير 000/125ريال قند و شکر و چا ی 00/940ريال روزنامه 00/750ريال پست 00/150ريال کتاب 000/185ريال جمع مخارج 000/494ريال باقيمانده تنخواه گردان 000/935ريال مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن وقتی مخاطب شما گوشی را برداشت : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ مکالمه را با ذکر سالم و گفتن نام و نام اداره خود شروع کنيد. اطمينان حاصل کنيد که مخاطب شما ،همان کسی است که بايد باشد. موضوع مکالمه را به او بگوييد. دقيق و مختصر حرف بزنيد. مؤدبانه حرف بزنيد. با صدای رسا ،صحبت کنيد. آنقدر بلند صحبت نکنيد که در بيرون از اطاق نيز ،صدای شما را بشنوند. اگرچند بار تلفن زنگ زد و کسی گوشی را بر نداشت نبايد منتظر بمانيد ،بهتر است ،دوباره تلفن کنيد. اگر مکالمه قطع شد ،ارتباط مجدد را وظيفه خود بدانيد ،نه مخاطب. وقتی به تلفن جواب می دهيد نکته های زير را رعايـت نماييد : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ به مجرد آنکه تلفن زنگ زد ،گوشی را برداريد. با گشاده رويي ،جواب دهيد. شمرده و واضح حرف بزنيد. با گفتن روز بخير به طرف مقابل ،احساس مطبوعی باقی بگذاريد. واحد خود را با گفتن " نام اداره " معرفی کنيد. برای ضبط پيامها ،وسیله الزم در دسترس داشته باشيد. نام و شماره تلفن کننده را به درستی يادداشت کنيد. با جواب دادن به تلفن سرپرست خود ،مسؤوليت شما دو برابر ميشود. الزم است دفتر تلفن که بر اساس حرف اول ،نام خGGانوادگی افGGراد تنظيم شGGده ،در دسGGترس داشته باشيد. جلسه متداولترين روش ايجاد ارتباط رودررو بين افراد داخل سازمان و يا خارج سازمان است که به منظور و هدف خاصی تشکيل می شود. انواع جلسه توجيهي افراد حاضر در جلسه نقش خيلی مؤثری ندارند. آموزشی در اين جلسات مثل کالس درس نشسته و آموزش مي بينند. مديريتی معموﻟﴼ در اين جلسات اکثر اعضاء نقش فعالی دارند و در بحث هGGای مختلGGف شGGرکت می کنند .نتيجه يک سری اقدامات اجرايي خواهد بود. کارشناسی در اين جلسات ،تمامی اعضاء با يکديگر بحث و تبادل نظر می کنند و راجع به موضوعی که می تواند يک تصميم گيري باشد تبادل نظر می شود. مشکل گشايي به منظور بررسی و مطالعه مشکل يا مشکالت به وجود آمGGده تشGGکيل می شGGود و نتيجه آن اقدام اجرايي مشخص خواهد بود. معامالت تجاری به منظور انجام معامالت تجاری از قبيل خريد کاال و خGGدمات يGGا فGGروش و عقGGد قرارداد تجاری و همکاری تشکيل می شود. اطالعاتی که برای تشکيل جلسه الزم است : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ تعيين تاريخ ،ساعت ،موضوع ،محل تشکيل جلسه و اسامی شرکت کنندگان. سئوال مجدد درمورد وقت تشکيل جلسه و ميزان احتمال تغيير آن. تأييد روز ،ساعت و تاريخ جلسه. تهيه و ارسال دعوت نامه ( در صورت دعوت تلفنی ) و دستور کار جلسه. کنترل نهايي دعوت شدگان در جلسه. ترتيب پذيرايی از شرکت کنندگان در جلسه. آماده نمودن محل جلسه ( از نظر تعداد صندلی ،مداد و کاغذ يادداشت و ) ... آماده کردن پرونده ها و مدارکی که در جلسه ،مورد نياز مدير خواهد بود. آماده کردن پروژکتور ،بلند گو ،ضبط صوت و ساير لوازم و وسايل مورد نياز در صورت لزوم. تهيه صورت جلسه ( صورت جلسه توسط منشی جلسه يا يکي از اعضاء شرکت کننده در جلسه تهيه می شود). تحرير صورت جلسه . امضاء صورت جلسه توسط شرکت کنندگان. توزيع نسخ صورت جلسه برای اشخاص مربوطه. بايگانی يک نسخه از صورت جلسه در پرونده مربوطه. در تهيه دعوتنامه جلسه نکات ذيل را مشخص نماييد ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ اعضاء جلسه زمان جلسه ( شروع و پايان ) تاريخ جلسه مکان موضوع نمونه سؤاالت امتحانی ✔ -1بافت و ترکيب سازمان را چه چيزی تشکيل می دهد؟ الف) گروهی از واحدها و افراد با ضوابط و ارتباطهای معين ب) تالش برای رسيدن به هدفی مشترک ج) مجموعه ای نظام یافته د) اصل تقسيم کار و تعيين وظايف -2نحوه كلي برقراری ارتباط سازمانی به چه صورت است؟ ✔ الف) کتبی ب) گزارشی ( به صورت گزارش ) ج) شفاهی د) گزينه الف و ج ✔ -3نحوه معرفی کردن در کدام يک از موارد ذيل صحيح نمی باشد؟ الف) هميشه زن به مرد معرفی می شود ب) هميشه جوان تر به پيرتر معرفی می شود ج) شخصی که سمت پايين دارد به سمت باالتر معرفی می شود د) هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود -4کار تابل يعنی چه؟ ✔ الف) ارسال نامه هايي که مربوط به معاون يا معاونان مدير و يا اشخاص در واحد است ب) تفکيک نامه های محرمانه فوری و خصوصی و قرار دادن آنها به طور دربسته در روی ميز ج) دسته بندی نامه های فوری و ارایه آن به مدير د) ارايه نامه های مربوط به مدير به ترتيب اهميت  -5قانون مدنی سند را به چه صورت تعريف کرده است؟ ✔ ✔ الف) هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاص ايجاد شده باشد. ب) هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استناد باشد. ج) هر نوع نوشته ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده. د) طبقه بندی و تنظيم سند -6در مواقعي كه مدير شما جلسه دارد ،دادن پيام .................بهتر از ...........است؟ الف) شفاهی _ کتبی ب) کتبی _ شفاهی ج) حضوری _ غیر حضوری د) غیر حضوری _ حضوری  -7به جلسه ای که افراد حاضر در آن نقش خيلی مؤثری ندارند و رئيس جلسه يا عضوی از جلسه ،جمع را از نتايج گرفته شده آگاه می کند ............می گويند؟ ✔ ✔ الف) جلسه مشکل گشايي ب) جلسه مديريتی ج) جلسه معامالت تجاری د) جلسه توجيهی -8فرآيندی که از طريق آن ،هدفها و فعاليت های گروه های کاری يک سازمان همسو می شوند و وحدت می يابند ت]]ا ه]]دفهای کلی ب]]ه نح]]و مطل]]وب ت]]أمين ش]]وند را ......... گويند؟ الف) وابستگی ب) هماهنگی ج) رهبری د) نظارت